به مناسبت ۱۹ اردیبهشت روز اسناد ملی و میراث مکتوب ،مراسمی با حضور معاون رئیس جمهوری و رئیس سازمان ادارای و استخدامی کشور، رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، رئیس شورای اسناد ملی کشور، جمعی از كاركنان سازمان اسناد و كتابخانه ملی و پژوهشگران در محل ساختمان آرشیو ملی برگزار شد.
به گزارش روابط عمومي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران ، اشرف بروجردی رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این مراسم، نامگذاری یک روز را در تقویم رسمی کشور به عنوان روز اسنادملی و میراث مکتوب، اهمیت دادن مجموعه اداری و ساختار کلی نظام به حوزه اسناد ملی عنوان کرد و گفت: باید از کسانی که تلاش می کنند تا این قبیل آثار و اسناد ملی حفظ شود تا به نسل‌های بعدی منتقل شود تجلیل کرد. این مسئله تعیین کننده سابقه دیرینه و فرهنگی ماست.
وي افزود: نخستین سند مکتوب در حوزه امور اداری در کشور ما منشور کورش است که متعلق به همه مردم است، ما بعدها هم می بینیم که ایرانیان در دوره خلافت عباسیان بودند که اداره کنندگان اصلی ساختار حکومت در آن دوره بودند.
وی با تاکید بر لزوم صیانت کامل از اسناد ملی از اینکه به گفته او در برخی از سال‌های گذشته تعدادی از نهادها و سازمان‌ها برخی اسناد ملی را نزد خودشان دارند و آنها را به آرشیوملی ایران تحویل نمی دادند گلایه کرد و اظهار داشت: قانونگذار، اسناد ملی را به عنوان تنها نهاد معتبر که اجازه و وظیفه نگهداری، صیانت و در دسترس قرار دادن اين اسناد را برای پژوهشگران بر عهده دارد تعیین کرده است. اما این صیانت و حفاظت به معنای این نیست که ما اسناد ملی را محبوس نگه داریم و امکان دسترسی مردم به آن ها را فراهم نکنیم چراکه این اسناد منابع خوبی برا ی حل مشکلات گذشته و فردایمان هستند.
بروجردي با تاکید بر لزوم ارتقای جایگاه ملی و بین المللی سازمان اسناد ملی ادامه داد: در سطح ملی تمامی دستگاه‌ها باید خود را ملزم بدانند که اسناد خود را به آرشیو ملی منتقل کنند در حوزه منطقه ای هم به دلیل قرابت فرهنگی که با کشورهای این حوزه داریم طبیعتا ممکن است اسنادی در آنجا وجود داشته باشد که برای ما حائز اهمیت باشد پس لازم است زمینه بهره برداری از این اسناد را در کشور خود‌مان هم فراهم کنیم.
رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي هرگونه دخل و تصرف در اسناد ملی و بی توجهی به آنها را جرم خواند و گفت: این کار در واقع مخدوش کردن فرهنگ ملی ماست در حالی که متاسفانه شاهد هستیم در برخی از دستگاه‌های اجرایی ضرورتی برای حفظ و نگهداری اسناد ملی دیده نمی شود.
در ادامه این مراسم شهرام یوسفی فر معاون اسناد ملي سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با اشاره به عمر ۴۷ ساله آرشیو ملی و تقدیر از بنیانگذاران این مرکز مهم در کشور گفت: در آرشیو ملی اسنادی از لحظات و دقایق مردمان این سرزمین از کوچکترین واحدها مثلا یک دهستان تا بالاترین رده‌های حکومتی نگهداری می شود.
وی با تاکید بر به روزسازی ماموریت‌های آرشیو ملی گفت: در حال حاضر در مخازن آرشیو ایران حدود سه میلیون پرونده نگهداری می شود و ما برای بهبود وضعیت نگهداری آنها در سال ۹۵ یک سند راهبردی در اسناد ملی تدوین کردیم و کار پایش اطلاعات و اسناد موجود در این سازمان را آغاز کردیم.
وی از طراحی و استقرار آرشیو دولتمردان جمهوری اسلامی ایران در سازمان متبوعش خبر داد و گفت: مکاتبات لازم با تمامی رجال جمهوری اسلامی ایران که از ۱۳۵۷ تا سال گذشته مسئولیت‌هایی برعهده داشتند، برای دریافت اسناد ملی که در اختیار دارند انجام شده است و من خوشحالم که عنوان کنم اولین محموله اهدایی دولتمردان جمهوری اسلامی ایران متعلق به اسحاق جهانگیری بوده که به آرشیو اسناد ملی داده شده است.
یوسفی فر تاکید کرد: در سال گذشته حدود ۵۱۸ میلیون برگ زائد تشخیص داده شد و ۵۰۰ میلیون برگ سند به آرشیو ملی داده شد و به این ترتیب ۱۵ هزار متر مربع از فضاهای بایگانی آزاد شد.در سال گذشته یک و نیم میلیون برگ سند انتقالی از نهاد ریاست جمهوری فهرست نویسی شد و بر اساس برنامه تعیین شده مجموعه یک میلیون برگ سند که از کتابخانه ملی به آرشیو ملی منتقل شده بود فهرست نویسی می شود. وی از جذب مدرسین ارتباطات آرشیوی در آرشیو ملی ایران در سال جاری خبر داد و گفت: آرشیو ملی باید به معنای واقعی یک آرشیو ملی باشد و نه یک آرشیو دولتی.
در ادامه اين نشست ، جمشید انصاری معاون رئیس جمهوری و رئیس سازمان امور اداری و استخدامی کشور نیز با اشاره به اهدافی که قانونگذار برای ایجاد سازمان اسناد ملی تعیین کرده است، جمع آوری
‌و‌حفظ و نگهداری از اسناد ملی را از جمله وظایف برشمرده عنوان کرده و گفت: این سازمان باید به عنوان یک سازمان واحد عمل کند و توسعه تشکیلاتی آن مغایر با شرح وظایف و ساختاری است که برایش تعیین شده است.
وی با اشاره به جدا شدن سازمان امور اسناد از سازمان امور اداری و استخدامی کشور و ملحق شدن آن به کتابخانه ملی ایران در حدود دو دهه قبل اظهار داشت: واقعیت این است که این مسئله تأثیر منفی در کارکرد سازمان ملی اسناد ایران داشته است، کارکردی که در شرح وظایف و مأموریت‌های سازمان، برایش تهیه شده بود. انصاری همچنین با تأکید بر فعال شدن شورای اسناد ملی با اعضای اصلی آن از جمله شامل وزیر امور خارجه، دادستان کل کشور، وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی، وزیر علوم، تحقیقات و فناوری ، خواستار تغییر عملکرد این شورا و پیگیری برای تشکیل جلسات آن با حضور اعضای اصلی شد.
معاون رئیس جمهوری افزود: با ادغام کتابخانه ملی و آرشیو ملی، رویکردهای پژوهشی در آرشیو ملی تقویت شد و این مسئله که اسناد بخش اداری جمع آوری شود و به آرشیو ملی بیاید، اندکی مورد غفلت قرار گرفت که به نظر می‌رسد می بایست نوعی بازنگری در جایگاه و عملکرد سازمان اسناد ملی به وجود بیاید. رئیس سازمان امور اداری و استخدامی کشور در پایان سخنانش آمادگی سازمان متبوعش را برای حل مشکلات اسناد ملی اعلام کرد.

مهدی حجت رئیس شورای اسناد ملی کشور همچنین در سخنانی در این مراسم با بیان اینکه تصمیم به جداسازی سازمان اسناد از مجموعه اداری کشور به حدود دو دهه پیش اتخاذ شد با هدف سبک سازی این مجموعه بوده است گفت: من همان زمان هم چندین مرتبه اعلام کرد که این تصمیم، تصمیم درستی نبوده چرا که سازمان اسناد ملی حکم دبیرخانه ای برای کشور را دارد و نباید وظایفی را که برایش تعیین شده است، کوچک شمرد.
وی با اشاره به سیاست دولت به واسپاری بسیاری از امور خود به بخش خصوصی نسبت به نامشخص بودن تکلیف اسنادی که در بخش‌های خصوصی کشور تولید می شود ابراز نگرانی کرد و خاطرنشان کرد: با فرآیند دیجیتالی شدن اسناد، این نگرانی وجود دارد که اصل اسناد، دیگر مهم شمرده نشود. باید برای حل این معضل فکری کرد.
حجت افزود: ما نباید از اسناد ملی تنها به عنوان میراثی که باید آن را در موزه ای نگهداری کرد، نگاه کنیم. چون متأسفانه ما فکر می کنیم آرشیو ملی ایران باید مثل خانه سالمندان عمل کند که فقط از اسناد نگهداری می کند در حالی که سندهای ملی بیانگر گذشته ما هستند و حتماً به کار امروز ما هم می آیند و باید از آنها عبرت و درس بگیریم. وی با تأکید بر اینکه باید زمینه بهره برداری از اسناد ملی برای حل مسائل امروز کشور هم فراهم شود تصريح كرد: اسناد ملی باید وارد چرخه فعالیت روزمره کشور بشوند و آنجاست که مسئله نگهداری از آنها اهمیت پیدا می کرد.

در بخش ديگري از این مراسم سیروس پرهام، نخستین رئیس آرشیو ملی ایران نیز در سخنانی گفت: متأسفانه در همه جای دنیا، ایجاد آرشیو ملی نسبت به مرکز بایگانی راکد، دیرتر انجام می شود. ما پیشتر ، این پیشنهاد را هم دادیم که سه انبار بسیار بزرگ و حدوداً سه هزار متری در حوالی اتوبان کرج در اختیار ما گذاشته شود تا اسنادی که راکد تشخیص داده می شوند و ارزش نگهداری موقت دارند و هنوز تبدیل به اوراق زائد نشده اند تا امحاء شوند، به این انبارها منتقل شوند، اما بنا بر مشکلاتی همچون نبود پول و اعتبار این اتفاق نیفتاد.
در پایان این مراسم از آرشیویست‌های نمونه، اهداگران اسناد و کارشناسان برتر حوزه اسناد ملی، از دستگاه‌های برتر در حوزه اسناد تقدیر به عمل آمد.
شايان ذكر است در حاشیه مراسم روز اسناد ملی و میراث مکتوب نمایشگاه منتخبی از اسناد آرشیو ملی ایران نیز به نمایش در آمد.