هشتمین همایش مدیران و کارشناسان اسناد دستگاها در ساختمان آرشیو ملی ایران برگزار شد. رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در همایش گفت: فرهنگ مستندسازی باید به یک فرهنگ رایج تبدیل شده و آنچه از گذشتگان می‌رسد، سرچشمه‌ای برای تحلیل تاریخ توسط محققین باشد.
به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در این همایش اشرف بروجردی؛ رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در این همایش گفت: تاکید موکد من براین است که اسناد، تعیین کننده بخشی از هویت ماست؛ بنابراین باید آن را تثبیت کرده و به آیندگان هم یاد دهیم تا از آنان به عنوان یک گنجینه ملی نگهداری کنند.
رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با تاکید براینکه آرشیو ملی ایران بهترین جا برای نگهداری اسناد است، خاطرنشان کرد: تاریخ این سرزمین مملو از فراز و فرودها و افت و خیزهایی است که بهتر زیستن را برای ما ترسیم می‌کند. نوشتار گویاترین بخش حفظ هویت افراد است؛ همانگونه که مبنای منابع دیجیتالی نیز اسناد مکتوب است. بنابراین اگر بخواهیم خودمان را به جهانیان معرفی کنیم، متکی به چیزهایی هستیم که در اختیار داریم و اسناد هم جزئی از آنهاست.
او در ادامه گفت: آرشیو ملی ایران به تنهایی نمی‌تواند در این زمینه گام بردارد و این مهم جز با همدلی و همفکری سایر همکاران در دستگاه‌های مختلف محقق نمی‌شود.
بروجردی در بخش دیگری از سخنان خود با اشاره به مصوبه دولت در این زمینه اظهار کرد: بنابر مصوبه دولت، تولید تاریخ شفاهی و همچنین حفظ اسنادی که هویت تاریخی ما را می‌سازند، از مهم‌ترین اقداماتی است که ما باید نجام دهیم. فرهنگ مستندسازی باید به یک فرهنگ رایج تبدیل شده و آنچه از گذشتگان می‌رسد، سرچشمه‌ای برای تحلیل تاریخ توسط محققین باشد.
او افزود: تاریخ نگاری از این جهت که می‌تواند همراه با شائبه باشد، کار سختی است؛ اما جمع‌آوری مستندات گواه صحت تاریخ است.
در ادامه این برنامه، شهرام یوسفی‌فر؛ معاون اسناد ملی طی سخنانی گفت: آرشیو با تحولات روزانه سر و کار دارد و از این جهت کاملا پویاست؛ بنابراین هرگونه غفلت در آن صدمات جبران‌ناپذیری را به دنبال دارد. علاوه بر آن ما در معاونت اسناد ایران، سیاست فعال سازی آرشیو ملی را مدنظر داشته‌ایم. منظور از سیاست فعال‌سازی این است که به صورت فعال با دستگاه‌های مختلف ارتباط داشته و آنها را جهت‌دهی کند.
یوسفی‌فر با اشاره به مجموعه‌هایی که در سال‌های 95 و 96 به آرشیو ملی منتقل شده‌اند گفت: اسناد حراست کل کشور و وزارت اطلاعات ازجمله اسنادی است که برای اولین بار و در حجم زیاد به آرشیو ملی ایران منتقل شد. او با تاکید بر پیگیری‌های رئیس جمهور و رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی بیان کرد: البته مشکلاتی در قانون اسناد وجود داشت که اکنون در حال حل شدن است.
معاون اسناد ملی با بیان اینکه نرم افزار جامع اسناد ملی بزودی راه اندازی خواهد شد، تصریح کرد: این نرم افزار اسناد را از بدو تولید تا زمانیکه باید به آرشیو ملی منتقل شود، ساماندهی می‌کند.
او همچنین گفت: از برخی از دستگاه‌ها اطلاعاتی می‌رسد مبنی بر اینکه تمایل به نگهداری از اسنادی دارند که به آنها نیازی ندارند، اما بدانند که هرگونه دخل و تصرف در اوراق و مدارک دولتی تخلف است. اوراق باید در اختیار سازمان اسناد قرار بگیرد و هرگونه اقدام در باب سندداری، موزه و مرکز اسناد غیرقانونی است.
یوسفی‌فر در بخش پایانی سخنان خود گزارشی از عملکرد 9 ماهه آرشیو ملی در سال جاری ارائه کرد و اظهار داشت: در این مدت 410271785 برگ اسناد راکد دستگاه‌های اجرایی و 39483280 برگ از اسناد راکد قوه قضائیه تعیین تکلیف شده‌اند. همچنین 10257973 برگ از دستگاه‌ها و 5516200 برگ سند از قوه قضائیه منتقل شده‌اند. او افزود در طی این 9 ماه، 7 جلسه شورای اسناد ملی برگزار شده و بازآموزی و آموزش مستمر کارکنان بایگانی‌ها و مسئولان اسناد دستگاه‌ها 4532 نفر ساعت بوده است.
همچنین در این همایش جلال طاهری؛ مدیر کل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد در سخنانی گفت: ما در آرشیو ملی ایران دو هدف عمده داریم: تعامل، مشارکت و هم‌افزایی در اجرای قانون و مقررات حوزه اسناد کشور و دیگری بررسی عملکرد دستگاه‌ها در طول سال. او افزود: ما شاهد افزایش کمی و کیفی در اسناد انتقالی به سازمان هستیم.
در بخش دیگری از این همایش از برخی کارشناسان و منتخبین اسناد دستگاه‎ها تجلیل شد که اسامی آنها به شرح زیر است:
احمد اسدیان؛ مدیر کل و امور مترجمان رسمی قوه قضائیه
داود زارعی؛ کارشناس امور قضائی و نماینده اسناد در دادگستری استان تهران
اسماعیل علی عسگری؛ مدیر اجرائی آرشیو الکترونیک در دیوان عدالت اداری
کریم جعفری؛ رئیس اداره اسناد و دبیرخانه مرکزی در وزارت نیرو
اکرم ابراهیمی امید؛ کارشناس دبیرخانه و اسناد در سازمان مدیریت صنعتی
رضا غلام‌زاده؛ رئیس گروه بررسی اسناد و مدارک دفتر وزارتی وزارت جهاد کشاورزی
امیر شاهرخ صفائی؛ کارشناس اسناد و مدارک در دانشگاه علوم پزشکی تهران
منصور غلامحسین گودرزی؛ رئیس اداره امور اسناد در وزارت کشور
مصطفی پشنگ‌پور؛ کارشناس بازرسی و نماینده اسناد در شرکت بیمه ایران
آوات ابراهیمی، احسن جعفری و زرین دخت صالحی لشکاجانی؛ کارشناسان برتر ارزشیابی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.
گفتنی است در انتهای این برنامه نیز کارگاه آموزشی استانداردسازی سامانه‎‌های اسناد الکترونیکی با محوریت تهیه بانک مستندات موضوعی دستگاه‌ها در اتوماسیون اداری برگزار شد. در این کارگاه بهناز زرین کلکی مباحثی را در مورد «مدیریت و ساماندهی اسناد الکترونیکی» و زیبا ایاز نیز مباحثی را در خصوص «تهیه بانک مستندات موضوعی دستگاه‌ها در اتوماسیون اداری» بیان کرد.