اولين همايش اسناد معاونين و مسئولين حراست سراسر كشور به همت معاونت اسناد ملي و با همكاري سازمان حراست كل كشور و مشاركت اداره كل حراست سازمان اسناد و كتابخانه ملي روز چهارشنبه 13/12/1393 در سالن همايش هاي آرشيو ملي ايران برگزار شد.
به گزارش روابط عمومي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، در اين همايش كه با حضور سيد رضا صالحي اميري ، رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي و جمعي از مسئولين حراست وزارتخانه ها، نهاد ها و سازمان هاي دولتي با هدف دانش افزايي در حوزه حفظ، حراست و صيانت از پيشينه هاي سازماني و افزايش مهارتهاي تخصصي مسئولان حراست دستگاه ها در زمينه اجراي قانون و مقررات اسناد ملي برگزار شد بر ضرورت تقويت ارتباط سازمان ها با يكديگر و وحدت رويه قانوني در حوزه حراست از اسناد و مدارك تاكيد شد.
صالحي اميري در سخناني با اشاره به نقش بسيار پر اهميت حراست در حوزه اسناد و مدارك دولتي گفت: فراموش نكنيم كه امروزه در شرايط سخت و متحولي نسبت به گذشته قرار داريم كه اين تحولات، نقش و تاثير حراست را نسبت به قبل بسيار با اهميت تر مي كند.در ادامه اين نشست رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي ضمن برشمردن اهميت پيشينه تاريخي و تبار يك ملت به عنوان شناسنامه هويتي آن به معرفي مختصر مجموعه اسناد و كتابخانه ملي به عنوان نهادي فرهنگي و علمي از يك سو و متولي حفاظت و صيانت از گذشته فرهنگي ايران پرداخت.
صالحي در بخش ديگري از سخنان خود ابراز اميدواري كرد كه با تلاش و تعامل بيشتر دستگاه هاي مختلف روند ديجيتال شدن اسناد و مدارك در جهت حفظ و نگهداري هر چه بيشتر اين گنجينه هاي ملي تسريع شود. وي گفت: براي داشتن نظام استاندارد اسنادي نياز به سرمايه گذاري است . رئيس سازمان اسناد و كتابخانه ملي در پايان سخنانش تصريح كرد: وظيفه و رسالت همه ما دفاع از نظام مقدس جمهوري اسلامي ايران است و همه يك هدف را دنبال مي كنيم البته با تقسيم كار متفاوت. در بخش ديگري از اين همايش، دانش، مديركل آموزش و پژوهش حراست كل كشور به ايراد سخنراني پرداخت. این مسئول با بيان تاريخچه اي از سير تحولات در حوزه اسناد طبقه بندي در كشور گفت: متاسفانه ارگان ها و سازمان ها استقبال چنداني از پيشنهادات ما در حوزه اسناد عادي به عمل نياوردند و نگاه ما بيشتر به حوزه اسناد و مدارك داراي طبقه بندي معطوف است. مدير كل آموزش و پژوهش حراست كل كشور با برشمردن نكاتي درباره اسناد و مدارك طبقه بندي تصريح كرد: آئين نامه حفاظت اسناد و اطلاعات طبقه بندي پس از طي جلسات كارشناسي طولاني و متعدد در اسفند 91 ابلاغ شد كه بخشي از اين آئين نامه به داده ها در حوزه ديجيتال مربوط است.وي با اشاره به اهميت نقش حراست در حوزه اسناد و اطلاعات تصريح كرد : مطالعه داشتن درباره قوانين و مقررات در حوزه حفاظت اسناد، بومي سازي مجموعه مقررات در حوزه سازماني با توجه به نقش و رويكرد هر سازمان اعم از صنعتي، سياسي، اجتماعي و يا فرهنگي، به كار گيري اقدامات پيشگيرانه كه از اولويت برخوردار است و توجه به مراكز تابعه از عمده مواردي است كه وزارت اطلاعات بر رعايت آن تاكيد دارد.
مدیر کل آموزش و پژوهش سازمان حراست کل کشور در پايان سخنان خود با اشاره به ایجاد وحدت رویه در ميان حراست سازمان ها و دستگاه ها خاطر نشان کرد: از طریق آموزش و مجموعه مقررات می توانیم وحدت رویه اي ميان حراست دستگاه ها ایجاد کنیم.
در ادامه اين همايش مديركل حراست سازمان اسناد و كتابخانه ملي با اشاره به ضرورت برگزاري همايش هايي از اين دست گفت: دانش افزايي در حوزه حفظ، حراست وصيانت از پيشينه هاي سازماني و افزايش مهارتهاي تخصصي مسئولان حراست دستگاهها در زمينه اجراي قانون و مقررات اسناد ملي، استحكام و تقويت روابط معاونت اسناد ملي با حراست وزارتخانه هاو سازمانها، ارتباط حضوري با مديران و كارشناسان حراست دستگاه ها و تشريح و اعلام برنامه ها و رويه هاي جديدسازمان اسناد و كتابخانه ملي در زمينه حفظ،نگهداري،حراست و مديريت اسناد و تعيين تكليف سوابق راكد از جمله موارد مهم لزوم برگزاري اين همايش است.نصيري پور با اشاره به نقش عمده و اصلي حراست ها در تعيين تكليف اسناد افزود: دوظيفه يكايك ما حفاظت و حراست از ميراث فرهنگي و تمدن ايران است كه اگر درست و صحيح صيانت شود ميتوانيم نقش مهمي در انتقال آن به آيندگان داشته باشيم.نصيري پور در ادامه سخنانش به بيان نكاتي در حوزه حفاظت از اسناد و مدارك پرداخت و تصريح كرد:وجود وحدت رويه با استفاده از دستور عمل ها ، نظارت بر روند كار توسط حراست، جلوگيري و بررسي دقيق از امحاي بي رويه اسناد تحت عنوان اسناد امحايي و تعريف ساز و كاري متناسب جهت حفظ و نگهداري اسناد و مدارك از جمله برنامه هايي است كه ان شاالله با همكاري حراست كل كشور به آن خواهيم پرداخت.
در بخش ديگري از اين همايش غلامرضا عزيزي معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي به سخنراني پرداخت. وي با اشاره به اهميت رويكرد حراست در حوزه اسناد و اطلاعات طبقه بندي گفت: در كنار حراست و صيانت از اسناد و مدارك داراي طبقه بندي بايد نگاه ويژه اي نيز به اسناد عادي داشت .وي با بيان اين موضوع كه كم توجهي در اين حوزه ميتواند باعث زيان در سطوح مختلف سازماني و ملي شود تصريح كرد: مواردي كه از اسناد به ظاهر عادي نيز خساراتي متوجه دستگاه ها شده كم نيست. معاون اسناد ملي گفت: در بحث امحاي اسناد عادي دستگاه ها نماينده حراست بايد حضور داشته باشدتا احيانا سندي كه داراي ارزش است امحا نشود و يا به واسطه امحا از سازمان خارج نگردد.
ياد آور مي شود در اين همايش از ادارات كل حراست دستگاه هاي دولتي، وابسته به دولت و قوه قضائيه كه فعاليت هاي ارزنده و در خور تحسين، در زمينه مديريت حفاظت اسناد و همكاري شايسته با سازمان اسناد و كتابخانه ملي داشته اند. تقدير وتجليل به عمل آمد.