شناسائی و انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائم
از مهمترین وظایف آرشیو ملی برنامه ریزی برای شناسائی، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دائمی است. فعالیتی که نیازمند دقت و وسواس زیادی است طوریکه اولاً از امحای اسناد با ارزش باید جلوگیری شود و ثانیاً از انتقال و نگهداری اوراق زائد نیز پرهیز گردد.
برای این منظور شورای اسناد ملی با وظیفه اساسی تشخیص و صدور مجوز امحای اوراق زائد در قانون پیش بینی شده است، تا بر فرایند امحا و یا انتقال نظارت کاملی را میسر سازد.
به طور متوسط پنج درصد اسناد تولیدی در مؤسسات دولتی در دنیا، برای نگهداری دائم به آرشیو ملی منتقل میشوند و بقیه امحا می گردند.
از مهم ترین عواملی که تأثیر مستقیمی در انتخاب صحیح و جلوگیری از امحای احتمالی اسناد ارزشمند دارد، بکارگیری روش طبقه بندی و بایگانی مناسبی است که در آن امکان ادغام و یا در یک ردیف قرار گرفتن اسناد قابل امحا و نگهداری در زمان ارزشیابی وجود نداشته باشد.
