شناسائی و انتقال اسناد با ارزش نگهداری دائم
از مهمترین وظایف معاونت اسناد ملی ایران برنامه ریزی برای شناسائی، انتقال و نگهداری اسناد با ارزش نگهداری دائمی است. فعالیتی که با رعایت قانون، مقررات و مصوبات شورای اسناد ملی و دستورالعمل مربوطه، اسناد دارای ارزش پس از فهرستبرداری، بسته بندی و تنظیم و تکمیل صورتجلسه انتقال اسناد، به معاونت اسناد ملی منتقل میشوند.
اسناد مذکور براساس تبصره ماده یک قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران شامل کلیه اوراق، مراسالت، دفاتر، پروندهها، عکسها، نقشهها، کلیشهها، نمودارها، فیلمها، میکروفیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی است که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و بطور مداوم یا غیرمداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران، ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.
لازم به ذکر است برابر بند 1 دستورالعمل انتقال اسناد و پروندههای راکد موضوع ماده 4 آئیننامه «نحوه بررسی و نقل و انتقال پروندههای راکد» دستگاهها مکلفند فهرست آن دسته از اسناد و پروندههای راکد خود و همچنین اسناد الکترونیکی که مشمول بند (ب) ماده (6) قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران میباشد، در فرم «تقاضای انتقال اسناد و پروندههای راکد» درج و جهت بررسی و اعلام نظر به سازمان ارسال نمایند. هم چنین برابر تبصره 1 همین بند تکمیل فرم مزبور برای اسناد و پروندههایی که دارای قدمت بیش از 40 سال میباشد، الزامی است.
