تعیین تکلیف سوابق راکد و ارزشیابی اسناد

1 - تهیه فرم فهرست اوراق توسط دستگاههای متقاضی و ارسال آن به وزارتخانه به همراه نامه مربوطه

2 – ارسال فرم فهرست اوراق از وزارتخانه به سازمان اسناد ملی ایران (اداره کل فراهم آوری و ارزشیابی اسناد )

3- ارجاع فرم فهرست اوراق به همراه نامه مربوطه به مدیریت ها (ارجاع به واحد ارزشیابی اسناد مدیریت)

4-بررسی فرم فهرست اوراق دستگاه و چک کردن آیتم ها و تاریخ و جدول زمانبندی مصوب ، شناسه مجوز ها و سایر موارد سپس تفکیک اسناد انتقالی و اوراق امحایی و تهیه صورتجلسه اسناد انتقالی و اوراق امحایی

5-هماهنگی کارشناس ارزشیابی اسناد با بایگان یا مسئول مربوطه دستگاه متقاضی

6- مشخص نمودن کارشناس مربوطه و هماهنگی با مدیر محترم جهت اعزام کارشناس به دستگاه مربوطه و تهیه معرفی نامه

7- حضور در بایگانی دستگاه و بررسی اسناد و جداسازی اوراق امحایی و اسناد انتقالی واجد شرایط

8-تنظیم صورتجلسه های انتقالی و امحایی که باید به امضا مقامات مسئول برسد .

9-پس از بازگشت از ماموریت ، ارسال صورتجلسه ها از طریق اتوماسیون و امضا مدیر برای مدیر کل فراهم اوری و ارزشیابی اسناد تهران (سازمان مرکزی)

10- پس از اخذ تاییدیه از سازمان مرکزی ، هماهنگی برای انتقال اوراق به کارخانه طرف قرارداد سازمان باید انجام گیرد که شامل : هماهنگی با مدیر محترم ، هماهنگی حراست مدیریت جهت معرفی نماینده حراست ، تهیه معرفی نامه ، هماهنگی با مسئول دستگاه مربوطه ، هماهنگی با باربری جهت تهیه کامیون ، هماهنگی با راننده کامیون ، هماهنگی با کارگر و در نهایت حضور در استان و دستگاه مربوطه و نظارت و بارگیری و انتقال اوراق و انتقال اسناد انتقالی به مدیریت همدان و تهیه گزارش گزارش ماموریت ، اخد بازنامه از باربری و قبوض باسکول .

11-پس از بازگشت به مدیریت همدان و تهیه گزارش ماموریت ف اسکن قبوض باسکول و بارنامه برای اداره کل امور مالی ارسال می شود .

12- در پایان گزارش انجام ماموریت تهیه می شود که شامل نامه اولیه و فهرست اوراق ، معرفی نامه ها ، صورتجلسه های تاییدیه ، بارنامه ، قبوض باسکول ، صورتجلسه تحویا اوراق (وزن و قیمت ) و گزارش نهایی که به امضا مقامات مربوطه مدیریت می رسد و جهت بایگانی به واحد دبیرخانه تحویل داده می شود.