مستندسازی «  Authority control «

 

 

تعریف کلی 

مستندسازی (Authority control) موجب افزایش کارایی فرایند فهرست نویسی می شود. هدف اصلی مستندسازی کمک به کاربر است تا بتواند اقلام اطلاعاتی مورد نظرش را کنار هم پیدا کند.

در فرایند مستندسازی یک شکل مرجح انتخاب و به طور یکدست، منحصر به فرد و بدون ابهام برای اشاره به یک موجودیت واحد استفاده می شود.

ساختار ارجاعی در پیشینه مستند، کاربر را از شکل های غیر مرجح به شکل مرجح راهنمایی می کند.

 

ضرورت مستندسازی:

در دنیای اطلاعات به دلیل ویژگی‌های زبان طبیعی و آزادی پدیدآورندگان و ناشران بی‌نظمی وجود دارد، پس کنترل کتابشناختی و کنترل مستند یا مستندسازی ضروری است.

 

مزایا

یافتن همه آثار مشابه کنار هم در کمترین زمان با دقت بالا، جستجوی و بازیابی همه آثار درباره یک موضوع خاص، جستجوی و بازیابی همه آثار یک پدیدآور، یک سازمان یا یک ناشر یا درباره یک فرد یک سازمان یا یک ناشر، افزایش دقت و بازیافت و جلوگیری از ریزش کاذب و جستجو های ترکیبی با دقت بالا، به طور کلی‌ جستجوی کارآمدتر و صرفه‌جویی در زمان و هزینه از مزیت‌های مهم مستندسازی است.

به عبارتی دیگر با استناد به کتابخانه کنگره، با مستندسازی یافتن سوزن در انبارکاه محال نیست!

 

اصول 

اصل شناسه‌های منحصر به فرد، اصل شناسه‌های یکدست، اصل موضوع یا نام اشهر. شناسه های موضوع یا نام به صورت منحصر به فرد و یکدست، با رعایت اصل اشهر برای کاربر فارسی زبان انتخاب می‌شود. از سایر موضوع ها یا نام های کمتر شناخته شده ارجاع های مناسب داده می شود.

 

 

فرایند انجام کار در گروه مستندسازی:

پیشینه‌های فهرست‌نویسی برای تحلیل، تخصیص و ساخت مستند به گروه مستندسازی ارسال می‌شود. با توجه به اثر در دست فهرست، تحلیل موضوع و بررسی مستند نام (شخص یا تنالگان یا ناشر) انجام می‌شود. در صورت موجود بودن مستند مورد نیاز، مستند مناسب به اثر تخصیص داده می‌شود. در صورت عدم موجود بودن مستند، با انجام تحقیق مستندی و بر اساس منبع در دست فهرست و منابع مرجع چاپی و الکترونیکی طبق استانداردها و قواعد بین‌المللی و ملی، رکوردهای مستند مورد نیاز ایجاد می‌شود.

 

 

بخش‌های مستندسازی:

گروه مستندسازی به عنوان یک مرجع ملی در چهار بخش مجزای موضوع، نام اشخاص، تنالگان و ناشر فعالیت می‌کند.

 

هر نوع مستند در پیشینه خاص مربوط به آن در قالب یونی مارک ورود اطلاعات می‌شود.

 

در بخش مستند موضوع، پیشینه‌های مستند موضوع، عنوان قراردادی، نام.عنوان، نام جغرافیایی و نام خاندان ایجاد می‌شود. در مستند موضوع روابط اعم و اخص و مرتبط بین موضوع‌ها برقرار می‌شود. در صورت نیاز، یادداشت‌های توضیحی و دامنه برای رفع ابهام زیر موضوع‌ها داده می‌شود. 

 

در بخش مستند نام اشخاص، کنترل مستند نام‌های مختلف واقعی و مستعار یک فرد انجام ‌می‌شود و پیشینه‌های مستند نام‌های ایرانی و اسلامی و همچنین نام‌های لاتین در این بخش ایجاد می‌شود.

 

نام‌های لاتین طبق قواعد پذیرفته شده بین‌المللی بر اساس ملیت فرد آوانویسی می‌شود. در دو بخش مستند تنالگان و ناشر، پیشینه‌های مستند سازمان ها و ناشران دولتی و خصوصی ایرانی و اسلامی ایجاد می‌شود.

 

 

پایگاه‌های اطلاعاتی مستند:

در حال حاضر چهار پایگاه اطلاعاتی موضوع، نام شخص، تنالگان و ناشر به صورت برخط در دسترس همگان بویژه کتابخانه‌ها، اساتید و دانشجویان علم اطلاعات و دانش‌شناسی قرار دارد.

این پایگاه‌ها قبلا به صورت چاپی منتشر می شدند از جمله سرعنوان‌های موضوعی فارسی، فهرست مستند اسامی مشاهیر و مولفان و ف‍ه‍رس‍ت‌ م‍س‍ت‍ن‍د اس‍ام‍ی‌ م‍وس‍س‍ات‌ و س‍ازمان های دول‍ت‍ی‌ ای‍ران‌.

همچنین پایگاه اطلاعاتی آوانوشت نام‌ها توسط گروه مستندسازی ایجاد شده است.

مولفان، مترجمان، کتابداران و ناشران برای یافتن آوانویسی استاندارد و صحیح نام‌های اشخاص در زبان‌های مختلف (لاتین و غیره) می‌توانند به آن مراجعه کنند.

 

 

فرایند انجام مستند سازی

۱-دریافت درخواست های مستندسازی بخش فهرست نویسی از طریق سبدهای مجازی مستندسازی

 

۲-توزیع روزانه رکوردهای کتابشناسی دریافتی به سبدهای شخصی مستند سازان بر اساس نوع مستند و تعداد تعیین شده برای همکاران حضوری و دورکار

 

۳-بررسی درخواست های مستندسازی توسط مستندساز طبق قواعد و دستورالعمل های تعیین شده و اطمینان از قاعده مند بودن درخواست مستندسازی

 

۴-در صورت عدم تایید درخواست مستند سازی، مستند درست فراخوانی و رکورد کتابشناسی به سبد فهرست نویس ارسال می شود (نکته: چنانچه کتابی چند مستندسازی داشته باشد، طبق یادداشت فهرست نویس، رکورد کتابشناسی به سبد مستندسازی مربوط ارسال می شود )

 

۵-در صورت تایید درخواست مستند سازی، جستجوی دقیق در پایگاه های مستند انجام می شود تا اطمینان حاصل شود که قبلا ساخته نشده است

 

۶-در صورت تایید وجود مستند در پایگاه مستندسازی، مستند مورد نظر فراخوانی و رکورد کتابشناسی به سبد فهرست نویس ارسال می شود (نکته: چنانچه کتابی چند مستندسازی داشته باشد، طبق یادداشت فهرست نویس، رکورد کتابشناسی به سبد مستندسازی مربوط ارسال می شود )

 

۷-در صورت تایید عدم وجود مستند در پایگاه مستندسازی، مستند موردنظر ساخته می شود

 

۸-با توجه به نوع مستند طبق قواعد و دستورالعملهای تعیین شده و بر اساس کتاب در دست فهرست و سایر منابع مرجع چاپی و الکترونیکی تحقیق مستندی انجام می شود و رکورد مستند موردنظر ساخته می شود

 

۹-مستند ساخته شده جدید در رکورد کتابشناختی فراخوانی می شود و رکورد برای فهرست نویس ارسال می شود (نکته: چنانچه کتابی چند مستندسازی داشته باشد، طبق یادداشت فهرست نویس، رکورد کتابشناسی به سبد مستندسازی مربوط ارسال می شود )

 

 

تعداد کل پیشینه های مستند شده در پایگاه های مستند

کتابخانه ملی ایران (تا پایان اسفند ماه 1403)

 

 

 گزارش تعداد کل مستند های  ایجاد شده در پایگاه مستند 

پایگاه اطلاعاتی مستند موضوع		پایگاه اطلاعاتی مستند نام شخص (ایرانی و اسلامی و لاتین)		پایگاه اطلاعاتی مستند تنالگان (سازمان ها  و همایش ها)		پایگاه اطلاعاتی مستند ناشر (ناشران حقوقی : فارسی –عربی - کردی - ترکی) و   ناشران حقیقی : ناشر- مولفان )
نوع مستند	تعداد رکورد مستند	نوع مستند	تعداد رکورد مستند	نوع مستند	تعداد رکورد مستند	نوع مستند	تعداد رکورد مستند
مستند موضوع	825/261	مستند نام شخص	880/913	مستند تنالگان	100/728	مستند ناشر	48/102
مستند نام جغرافیایی	46/901
مستند عنوان قراردادی	13/624
مستند نام.عنوان	14/843
مستند خاندان	790
جمع کل	983/337

                                     

 

تلفن گروه مستندسازی:

021-81623066

 

دورنگار:

021-81622990

 

پست الکترونیکی:

Authorities@nlai.ir