کلیه اسنادی که به‌صورت عادی به سازمان منتقل می‌شوند در صورتی که محدودیتی از طرف دستگاه انتقال دهنده برای آنها اعلام نشود در چرخه امور پیش آرشیوی قرار می‌گیرند. 

اسنادی که بنابه اعلام دستگاه صاحب سند محدودیت دسترسی داشته باشند پس از تطبیق ، شناسایی و جایگزینی، در چرخه بررسی های پیش آرشیوی قرار نمی‌گیرند. پس از انقضای مدت تعیین شده و اعلام کتبی دستگاه مبنی بر رفع محدودیت دسترسی، فعالیتهای پیش آرشیوی بر روی آنها انجام می‌گیرد.

 

پس از انجام بررسی های کارشناسی برروی اسناد انتقالی، اسناد دارای اولویتهای موضوعی و قدمت تاریخی با رعایت حفظ نظم اولیه و منشاء از میان سایر اسناد گزینش،  تفکیک و بسته بندی و بطور مستمر و بتدریج به اداره کل تنظیم و پردازش اسناد ارسال می‌گردد . در این مرحله اسناد بر اساس آیتم های مشخص فهرست نویسی شده و پس از ورود اطلاعات در سیستم رسا ثبت و در اختیار کاربر قرار می گیرد.