درباره اهداء و خريد اسناد
مدیریت یزد در جهت عمل به وظایف قانونی خود در زمینه فراهم‌آوری و حفاظت و نگهداری اسناد ملی، راهكارهای مختلفی را مورد توجه قرار داده است. جهت اطلاع یادآوری این نكته لازم می‌نماید كه ورودی اسناد سازمان از دو طریق پیش بینی شده است.
شناسایی، ارزشیابی و انتقال اسناد دستگاه های مختلف دولتی نخستین و مهمترین ورودی اسناد به سازمان است كه پس از طی تشریفات قانونی، اینكار صورت می گیرد.
دومین ورودی اسناد به سازمان، اشخاص، خانواده‌ها و به طور كلی بخش خصوصی و نهادهائی است كه در داخل و یا خارج از كشور به نوعی اسناد ملی ایران را، در اختیار دارند . اما در دایره تشكیلات دولتی قرار نمی‌گیرند.
برای اینكه اقدام آرشیو ملی در بخش دوم با موفقیت همراه گردد سه راهكار متفاوت بكار گرفته می‌شود.
الف. تشویق و ترغیب دارندگان اسناد به اهدای مجموعه‌‌های خود به آرشیو ملی؛
ب. آماده سازی و تجهیز مخازن نگهداری اسناد متعلق به افراد و خانواده ها به صورت امانی.
ج. شناسایی و جمع آوری اسناد ملی در قبال پرداخت هزینه
خرید اسناد
در توجیه اقدام آرشیو ملی برای خرید اسناد، شاید ساده ترین دلیل این باشد كه به هر حال، یكی از واقعیتهای امروز جامعه وجود بازار وسیع خرید و فروش و جابجایی اسناد مربوط به كشور های مختلف در جهان است؛ و افراد، سازمانها ودولتمردان با انگیزه های مختلف در این عرصه فعال می باشند. از سوی دیگر برخی از دارندگان اسناد به لحاظ نیاز مالی و یا دلایل دیگر حاضر به اهدای مجموعه خود نمی باشند، لذا در صورت اقدام نكردن آرشیو ملی، عاقبت وسرنوشت اینگونه مجموعه‌ها چندان خوشایند نخواهد بود.
بنظر می‌رسد، این دلیل به تنهایی كافی باشد تابتوان مسئولیت آرشیوملی و اقدام آن در جمع آوری اسناد خارج از تشكیلات دولتی درقبال پرداخت وجه را به عنوان حركتی مثبت توجیه كرد و برای ادامه آن تلاش نمود.
نحوه خرید اسناد
روال شناسایی و انتقال اسناد خریداری بدین گونه است كه در ابتدا صاحبان حقیقی یا حقوقی آنها از طرق مختلف به سازمان معرفی می شوند؛ سپس مجموعه تحویلی توسط كارشناسان متخصص مورد بررسی قرار گرفته و با تهیه فهرست توصیفی، جهت تعیین قیمت به كمیته ویژه خرید اسناد ارسال می‌گردد.
پس از تعیین ارزش اسناد ارائه شده برای فروش و در صورت رضایت مالكان به قیمت تعیین شده، مجموعه خریداری شده برای ساماندهی آرشیوی و آماده سازی برای استفاده پژوهشگران در چرخه كاری قرار گرفته و در نهایت به خزانه منتقل می گردد.
اهداگران اسناد
دستيابی به تاريخ و فرهنگ يك ملت در گرو شناخت اسناد و مدارك ارزشمند گذشتگان است و در اين راستا اهداگران اسناد نقش ويژه اي دارند. لذا ضمن قدردانی از شما كه با شناخت، معرفت و عشق به فرهنگ و تاريخ كهن اين مرزو بوم، نام خود را در گنجينه اسناد ملی استان جاويدان ساخته اند، بدينوسيله متعهد می شود اين اسناد همواره به نام شما در سازمان اسناد ملی يزد حفظ و نگهداری شده و درراستای اشاعه فرهنگ و تمدن غنی كشور پهناور ايران با ذكر منبع اهداء، در اين سازمان مورد استفاده قرار گيرد.
در ضمن به پاس اين حركت ارزشمند تاريخی، از اين پس شما عزيزان به عنوان عضو افتخاری اسناد ملی يزد می توانيد از خدمات آرشيوی اين سازمان بطور رايگان بهره مند شويد.