وظایف

وزارتخانه ها و سازمان ها برای انجام وظایف خود، ناگزیر از مکاتبه درون و برون سازمانی می باشند. در این راستا سالانه به مقدار زیادی اسناد و پرونده هائی که حاوی مطالب مربوط به اقدام های روزمره می باشند تولید و نگهداری می شوند. اینگونه اسناد و پرونده ها پس از آنکه نقش خود را در سازمان مربوطه ایفا نمودند از چرخه اداری خارج شده و معمولاً مورد مراجعه دستگاه ها قرار نمی گیرند، بر اساس مفاد قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران کلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها،عکس ها، نقشه ها، کلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میکروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده است می باید براساس مقررات خاصی مورد ارزشیابی قرار گیرند و اسنادی که از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضائی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی واجد ارزش نگهداری دائم باشند به آرشیو ملی منتقل و اوراقی که فاقد ارزش های مزبور باشند، طی مراحل قانونی امحاء گردند. انجام این وظیفه مهم نیازمند مقدماتی است که ادارات شناسائی و ارزشیابی عهده دار آن هستند.

تعیین عمر مفید اسناد

منظور از تعیین عمر مفید اسناد، عبارت از جدول هایی است که برحسب مشخصات ردیف های اسناد، مواعد معینی برای نگهداری در بایگان های دستگاه ها و نیز انتقال دائم و یا موقت به آرشیو ملی و امحای اوراق فاقد ارزش تعیین شده باشد. این جداول برای اسناد اختصاصی و عمومی دستگاه های دولتی تهیه می گردد و انجام دقیق آن برای هریک از مؤسسات دولتی در جریان همکاری مشترک با کارشناسان آرشیو ملی محقق شده و به تصویب شورای اسناد ملی می رسد. مهم ترین کارکردی که برای این جداول می توان ترسیم کرد جلوگیری از انباشت بی رویه و بی ضابطه اسناد و پرونده ها در بایگانی های جاری، نیمه جاری و راکد می باشد. بر این اساس چنانچه تا کنون در بایگانی محل کار شما این جداول تهیه نشده است با ما تماس بگیرید تا در حداقل زمان ممکن با حضور کارشناسان رابط آرشیو ملی نسبت به پیگیری موضوع اقدام شود.

تلفن: 81623149

پست الکترونیک: appraisalrecords@nlai.ir