ارزشیابی مجدد و بازانتقال، ابزارهایی برای مدیریت بهینه منابع آرشیوی

ارزشیابی مجدد و بازانتقال یک شیوه آرشیوی علمی، مورد پذیرش و درحال اجرا در انواع مؤسسات آرشیوی دولتی، خصوصی، دانشگاهی و غیره در سطح جهانی است. با توجه به اهمیت این شیوه در مدیریت منابع آرشیوی و عدم وجود خط مشی مربوطه و آشنایی با آن در آرشیو ملی ایران و لزوم پرداختن به این مهم، نشست «ارزشیابی مجدد و بازانتقال، ابزارهایی برای مدیریت بهینه منابع آرشیوی» در تاریخ 30 شهریور توسط پژوهشکده اسناد معاونت پژوهش و منابع دیجیتال برگزار گردید. در این نشست جمعی از پژوهشگران حوزه آرشیو، اسناد تاریخی و تاریخ حضور به هم رساندند و سخنران محبوبه سادات بیدگلی، کارشناس پژوهشگر این پژوهشکده به معرفی تئوری ارزشیابی مجدد و بازانتقال منابع آرشیوی پرداخت.
با توجه به آنکه نقطه آغاز فرایند فراهم آوری منابع آرشیوی ازطریق ارزشیابی است، سخنران در این نشست ابتدا به تعریف ارزشیابی از دیدگاه آرشیوی پرداخت. پس از آن، مقوله ارزشیابی مجدد و بازانتقال با توجه به تعاریف آنها در واژه نامه های آرشیوی معرفی و تعریف گردیدند. ارزشیابی مجدد از دو دیدگاه آرشیو و مدیریت اسناد بدین شکل معرفی گرد:
1.    (آرشیو) «فرایند تشخیص منابعی که دیگر ارزش نگهداری در آرشیو را ندارند و کاندیدای باز انتقال از آرشیو هستند.»
2. (مدیریت اسناد) «فرایند بررسی منابع برای بازنگری در ارزش نگهداری آنها»
همچنین فرایند بازانتقال به عنوان یکی از پیامدها و نتایج ارزشیابی مجدد به شرح زیر تعریف شد:
«بازانتقال فرایندی است که طی آن آرشیو، موزه یا کتابخانه، منابع دریافت‌شدة خود را برای همیشه از موجودی خود جدا می‌کند.»
به طور کلی در ادبیات آرشیوی، توجه به ارزشیابی مجدد و معرفی آن از آغاز دهه 1980 میلادی رخ نمود. تا پیش از آن در ادبیات آرشیوی، آثار منتشرشده ای در این باره وجود ندارد و اگر هم مؤسسات آرشیوی از این شیوه استفاده می کرده اند، گزارشی از آن منتشر نمی شد.
اولین بار لئونارد راپورت در مقاله «نه به مقررات اجدادی: ارزشیابی مجدد منابع آرشیوی» در سال 1981 به معرفی تئوری ارزشیابی مجدد پرداخت. وی مشکل بزرگ آرشیوها را رو به رویی آنها با حجم عظیمی از مواد و منابعی دانست که به درستی فراهم آوری نشده اند یا ارزش آنها در طول زمان کاهش یافته است. از نظر وی حتی اگر ارزشیابان در گذشته منابع را مطابق با استانداردهای روز به درستی ارزشیابی کرده اند، اما بر مبنای استانداردهای امروزی دیگر شایسته نگهداری نیستند، نباید نگه داشته شوند.
راپورت دلایل فراهم آوری و انباشتگی مواد فاقد ارزش نگهداری در آرشیو را به شرح زیر می داند:
1.تأکید بیش از حد آرشیوداران  بر فراهم‌آوری اسناد بر اساس ارزش استنادی آنها.
2.  مصلحت اندیشی به دلیل حفظ ارتباط با اهداگران، فشار از جانب ایجادکنندگان اسناد،  نبود قوانین حمایتگر
3.  امید به دریافت مواد بارزش تر در آینده
4.  حساسیت نسبت به بازنگری در تصمیمات خود
5.  ازدست دادن  دائمی فضای مخازن در میان مؤسسه و دپارتمان مورد نظر
6.  اطلاع عموم از وجود مواد آرشیوی در مخزن
7. به خطر افتادن اعتبار مؤسسة آرشیوی در صورت حذف منابع
در ادامه، سخنران به یکی از دیدگاه های مخالف ارزشیابی مجدد در مقابل دیدگاه راپورت اشاره کرد. کارن بندیکت به عنوان یکی از منتقدین این شیوه در سال 1984 در مقاله ای با عنوان «دعوت به آتش سوزی: ارزشیابی مجدد و بازانتقال اسناد به عنوان ابزارهای مدیریت مجموعه در آرشیو- پاسخی به لئونارد راپورت» در مجله امریکن آرکایویست، نظرات راپورت را به چالش کشید. وی موافق بود که آرشیوداران منابعی را که از اول نباید دریافت می کرده اند، در میان منابع خود دریافت کرده اند، اما با استفاده از ارزشیابی مجدد به عنوان ابزار مدیریت مجموعه و وسیله ای برای پرداختن به حجم فراوان اسناد نگهداری شده توسط آرشیو باشد، مخالف بود.
سخنران به این موضوع اشاره کرد که به رغم مخالفت ها با ارزشیابی مجدد، این شیوه آرشیوی در میان مؤسسات آرشیوی در جهان پذیرفته شده و در حال اجراست. در این راستا انجمن آرشیوداران آمریکا در سال 2012 گایدلاین (دستورالعمل) ارزشیابی مجدد و بازانتقال اسناد را برای هماهنگ سازی این شیوه و ایجاد چارچوبی یکپارچه برای اجرای آن منتشر کرد که در سال 2017 مورد تجدید نظر قرار گرفت. این دستورالعمل توسط سخنران ترجمه شده و با اعمال بومی سازی به کمک متخصصان آرشیو و ارزشیابی، می‌تواند مورد استفاده آرشیو ملی ایران قرار گیرد.
سخنران در ادامه، فرایند گام‌به‌گام ارزشیابی مجدد و بازانتقال را به صورت اجمالی معرفی کرد که شامل مراحل 1. استدلال. 2. آماده سازی و 3. فرایند ارزشیابی مجدد است. برخی نکات مهم مورد تأکید در این مراحل نیز توسط سخنران مورد اشاره قرار گرفت.
سپس گزینه های احتمالی پس از این فرایند که شامل 1. بازگرداندن به مؤسسه منشأ یا اهداکننده، 2. انتقال به مؤسسات دیگر، 3. فروش و 4. امحا هستند، معرفی شد و شرایط هرکدام معرفی گردید.
با توجه به اهمیت مستندسازی برای حفظ استانداردهای اخلاقی و حرفه‌ای، آرشیو ملی ایران در صورت اتخاذ خط مشی ارزشیابی مجدد و بازانتقال و اجرای آن در سازمان، باید به این نکته نیز اهتمام جدی داشته باشد.
در پایان سخنران به این نکته اشاره کرد که پس از انجام فرایند ارزشیابی مجدد و بازانتقال منابع، باید کل فرایند مورد ارزیابی قرار گیرد؛ اهداف و نتایج به دست آمده کمّی شده و گزارش داده شود؛ کشفیات و نتایج غیرمنتظره، شرایط، محدودیت ها، موانع انجام کار و مسائل و نگرانی‌های پیش بینی نشده در این فرایند نیز به طور کامل می‌بایست مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
امید است برگزاری این نشست موجب اهتمام و توجه متخصصان و کارشناسان حوزه آرشیو، مدیریت اسناد و ارزشیابی با مقوله ارزشیابی مجدد و بازانتقال گردیده باشد. در این راستا لازم است مدیران و متخصصان حوزه ارزشیابی سازمان با شیوه های علمی و به روز آرشیوی در سطح جهانی همگام و هماهنگ شده و با ایجاد خط مشی ارزشیابی مجدد و بازانتقال در آرشیو ملی ایران و اجرای آن، در جهت مدیریت بهینه منابع، آزادسازی فضای مخازن و صرفه جویی و کنترل هزینه های حفاظت و نگهداری گام بردارند.

                                    محبوبه سادات بیدگلی
کارشناس پژوهشگر
گروه تحقیقات آرشیوی و تدوین استانداردها
پژوهشکده اسناد