شناسايی و مديريت پيايندها كاری است پيچيده و دشوار. تعداد بی شمار پيايندها در سطح جهان و تغييرات احتمالی عنوان، ترتيب انتشار، اندازه (قطع)، زبان و تشابه عنوان های هر يك از آن ها بر پيچيدگی اين امر می افزايد. رشد سريع تعداد پيايندهای منتشر شده در دهه 60 ميلادی لزوم برقراری يك نظام شناسايی منحصر به فرد بين المللی را آشكار نمود. عامل ديگری كه در ايجاد نظام ياد شده نقش مؤثری داشت رشد و توسعه نظام های ذخيره و بازيابی خودكار اطلاعات بود كه جايگزين روش های سنتی ذخيره و بازيابی اطلاعات در كتابخانه ها می گشت. اين نظام های خودكار برای استفاده از شناسگرهای رقمی به عنوان وسيله های جستجوی سريع و مؤثر بسيار مناسب بودند. بدين ترتيب شماره استاندارد بين‎المللی پيايندها (ISSN) برای رفع اين نيازها پايه گذاری شد.
تخصيص شاپا به پيايندها از دهه 1970 ميلادی در جهان و از سال 1381 هجری شمسی در ايران به عنوان وسيله‌ ای برای شناسايی پيايندها آغاز شد.

تعریف پیایند

 پيايند يا نشريه ادواری، نشريه‎ ای چاپی يا غير چاپی است كه مداوماً در قسمت‌ های مجزايی كه هريك دارای تاريخ و شماره خاص خود است، به مدت نامحدود منتشر می شود. پيايند شامل مجله، روزنامه، سالنامه (مثل گزارش ها، راهنماها، سالنماها)، خلاصه مذاكرات سازمان ها، صورت جلسات همايش های ادامه دار، گزارش‌های انجمن‎های علمی، و فروست های تك نگاشتی است. اين تعريف شامل آثاری كه در قسمت های جداگانه منتشر می شود ولی پايان انتشار آن از قبل مشخص شده است (مثل كتاب های چند جلدی) نمی شود.

کاربران شاپا

كتابخانه‌ ها، كارگزاران، مراكز اطلاعات علمی، مراكز چكيده نويسی و نمايه سازی، مراكز توزيع و پخش، ناشران، و فروشگاه‌ها همگی از مراكزی هستند كه به نوعی با شاپا ارتباط دارند و از مزايای آن بهره مند می شوند.

متقاضیان صدور شاپا

صاحب امتياز يا هريك از مديران مسؤول يا داخلی پيايندها، كتابخانه ها، مراكز چكيده نويسی، مراكز نمايه سازی، مراكز اطلاعاتی علمی، مركز بين المللی ISSN، شبكه بين المللی ISSN و حتی مركز ملی شاپا می توانند متقاضی صدور شاپا برای پيايندهای مورد نظر خود باشند.

دریافت شاپا کاملاً رايگان است.

تعریف «ISSN «International Standard Serial Number  

ISSN شماره منحصر به فردی است كه بر اساس استاندارد بين المللی ISO 3297 تهيه شده و برای متمايز نمودن نشريات ادواری در سراسر جهان صرف نظر از محل نشر، زبان يا رسانه (محمل يا فرمت) آن ها به كار می رود. اين شماره از هشت رقم تشكيل شده است كه به دو گروه چهار رقمي تقسيم و با خط اتصال به يكديگر متصل می شوند. رقم هشتم رقم كنترل ناميده می شود. با محاسبه اين رقم می توان از صحت ثبت شماره ISSN اطمينان حاصل و از خطاهای احتمالی جلوگيری نمود. اين محاسبه می تواند به صورت خودكار توسط رايانه انجام گيرد.
نحوه محاسبه رقم كنترل به ترتيب زير است:
1. هفت رقم اول شماره ISSN (به عنوان مثال: 0317-847) به ترتيب نوشته میشود.
7 4 8 7 1 3 0
2. عدد مكانی هر رقم زير آن نوشته می شود.
2 3 4 5 6 7 8
3. هر رقم در عدد مكانی خود ضرب می شود.
14 12 32 35 6 21 0
4. حاصل ضرب های به دست آمده با يكديگر جمع می شود.
120 = 14 + 12 + 32 + 35 + 6 + 21+ 0
5. حاصل جمع بر عدد ثابت 11 تقسيم می شود.
10: باقيمانده، 10 = 11 ÷ 120
6. باقيمانده از عدد ثابت 11 كسر شده و بدين ترتيب رقم كنترل بدست می آيد.
1 = 10 – 11
7. رقم كنترل در مكان يكان عدد پايه قرار می گيرد.
8471-0317
نكته: اگر باقيمانده 10 باشد، از حرف X بزرگ به نشانه عدد 10 رومی به عنوان رقم كنترل استفاده می شود. اگر باقيمانده صفر باشد، رقم كنترل صفر خواهد بود.

• معرفی بیشتر ISSN

انواع پیایندهای مشمول دریافت شاپا

پیایندها یا نشریات ادواری مشمول دریافت شاپا عبارتند از:

مجله، روزنامه، سالنامه (مثل گزارش‌ها، راهنماها، سالنماها)، خلاصه مذاكرات سازمان ها، صورت جلسات همایش های ادامه دار، گزارش های انجمن های علمی و فروست های تک نگاشتی.

گستره شمول شاپا به پیایندهای چاپی محدود نیست، بلکه پیایندهایی که به صورت بریل یا با سایر رسانه ها از جمله شبکه پیوسته (Online)، لوح فشرده (CD-DVD)، ميكروفيلم، پست الكترونيك و ... منتشر می گردند، نيز مشمول آن می شوند.

شاپا و پيايندهای الكترونيك

تخصیص شاپا به پیایندها از دهه 1970 میلادی در جهان و از سال 1381 هجری شمسی در ایران به عنوان وسیله‌ای برای شناسایی پیایندها آغاز شد. در ابتدا تنها به پیایندهای چاپی و سپس علاوه بر آن به پیایندهای بریل و الكترونیك در قالب لوح فشرده یا حتی نوارهای مغناطیسی شاپا تخصیص داده میشد. اما گسترش اینترنت و فناوری‌های دیجیتال و ظهور انواع جدید پیایندهای الكترونیك، عرصه شمول شاپا را از پیایندهای مذكور به تمامی منابع با انتشار مستمر (Continuing resources) گسترش داد.

 بنابراين، از دهه 1990 ميلادی، ISSN به انواع پيايندهای الكترونيك (مثل مجله هايی كه به صورت برخط، با CD يا DVD منتشر می شوند) و «منابع يكپارچه جاری» (Ongoing integrating resources)، يعنی منابع با انتشار مستمر كه به طور پيوسته، لاينقطع و به مدت نامحدود روزآمد می شوند و محتوای آن ها به صورت يكپارچه باقی می ماند، مثل وبگاه‌ها (وب سايت ها)، ويكی ها، و دادگان ها (پايگاه‌های اطلاعات)، اختصاص داده می شود.

 ثبت URL هر پيايند برخط در پيشينه كتابشناختی آن در بانك اطلاعاتی بين المللی ISSN ، روش مؤثری برای دسترسی به آن است. علاوه بر آن، كاربران با استفاده از پيوندهای كتابشناختی ای چون «عنوان پيايند با فرمت ديگر» می توانند از وجود پيايند مورد نظر خود با فرمت های انتشار ديگر (مثلاً فرمت چاپی) آگاه شوند.

 تا ژانويه سال 2011، بيش از 100 هزار پيايند الكترونيك، شامل 88 هزار برخط، در سراسر جهان شماره شاپا دريافت كرده اند.

معيارهای پيايندهای الكترونيك برای دريافت شاپا

•   محتوای آن بیشتر متنی باشد و بر مبنای اصول روزنامه نگاری تنظیم شده باشد،
•   هیأت تحریریه‌ ای متشكل از بیش از یك نفر داشته باشد،
•   عنوان ثابتی داشته باشد (عنوان با هر بار روزآمد شدن منبع، تغییر نكند) و این عنوان به راحتی قابل مشاهده باشد.
•   در پیایندهای برخط: URL مستقل و معتبر داشته باشد (یعنی یك URL كه به خود منبع اختصاص داشته باشد.) 
•   موضوع محتوای آن مشخص باشد یا مخاطبان آن از گروه موضوعی مشخصی باشند (مثل: شاعران).

موارد عدم تخصيص شاپا به منابع الكترونيك

•   وبگاه ها و صفحه‌های شخصی وب، روزنوشت های برخط 
•   وبلاگ‌ها (شخصی یا گروهی) 
•  منابعی كه به محصول خاص، به شركت، موسسه یا سازمانی اختصاص داشته باشد. (وبگاه‌های تبلیغی، تجاری، معرفی محصولات و كالاها، وبگاه‌های شركت‌ ها، مؤسسات و سازمان ها)،
•   منابع میرا (منابعی كه میرایی سریع آنها واضح و مشخص است.)

شاپا امتیازهای متعددی برای كاربران خود دارد. مهم ترین آن ها عبارتند از:

• شاپا رایگان است و دریافت آن هیچ هزیه ای برای ناشران ندارد!
• هویت بخشی جهانی به مقالات علمی تولید شده در ایران را تسهیل می كند.
• روش قابل اطمینانی است برای حفظ سابقه علمی و انتشاراتی یك پیایند از طریق ایجاد پیوند میان عنوان قبلی و جدید آن.
• استفاده از شاپا به عنوان یك روش سریع، قابل اطمینان، اقتصادی و منحصر به فرد در شناسایی پیایندها در كتابخانه ها و توسط پژوهشگران، ناشران، مراكز پخش و فروشندگان، تأثیر بسزایی در تسریع و بهبود نظام شناسایی و تبادل و خرید و فروش پیایندها صرف نظر از زبان آن ها دارد.
• از بروز اشتباه در شناسایی پیایندهای هم نام منتشر شده در محل های مختلف پیشگیری می كند.
• در كتابخانه ها از شاپا در بخش امانت و برای شناسایی عنوان پیایندها، سفارش، پرداخت، تهیه صورت حساب، پیگیری نسخه های دریافت نشده، اعلام وصول و تهیه صورت موجودی به كار می رود.
• شاپا در بهبود و تسریع نظام امانت بین كتابخانه ها نقش تعیین كننده‎ای دارد.
• شاپا به عنوان ابزار جستجو در پایگاه نویسی و نمایه سازی جهت شناسایی پیایندها و مقالات به كار می رود.
• شاپا برای شناسایی فرمت های مختلف (چاپی، الكترونیك، بریل، ...) و اشكال گوناگون عنوان و عنوان قبلی هر پیایند به كار می آید.
• شاپا به عنوان كد شناسایی رقمی استاندارد برای استفاده در رایانه به منظور رفع نیاز به ارتقاء و ‎به رسانی فایل ها و پیوندها (link)، بازیابی و انتقال داده ها‎ بسیار مناسب است.
• شاپا شناسایی كتابشناختی مقالات منتشر شده در منابع الكترونیك پیوسته، از جمله نشریات اینترنتی را ساده تر می سازد.
• شاپا قابل تبدیل به رمزینه (باركد) است. بنابراین به راحتی و با كارآیی زیاد می‎تواند با استفاده از باركدخوان سرعت انجام عملیات شناسایی، سفارش، و خرید و فروش را افزایش دهد.

دریافت شاپا به سادگی و طی 10 روز كاری امكان پذیر است!

  مركز ملی شاپا در دسترس و پاسخگو است. شما می‌توانید به هر طریق دلخواه (تلفن، فكس، ایمیل، یا حضوری) سؤالات خود را مطرح كنید و پاسخ بگیرید!

مركز ملی شاپا در تماس مستقيم با مركز بین المللی ISSN در پاريس است و طی موافقت نامه‎ ای متعهد شده است ضمن تخصيص شماره شاپا به پيايندهای متقاضی، فهرست كامل و مستندی از مختصات كتابشناختی آن ها را تهيه كند و در فواصل زمانی معين به پايگاه اطلاعاتی بین المللی پيايندها ارسال نمايد. لذا شايسته است ناشران مجله ها، روزنامه ها و ساير پيايندها برای تبليغ بين المللی نشريه خود و ثبت و ضبط آن ها در يك پايگاه اطلاعاتی بين المللی نسبت به اخذ شماره شاپا از كتابخانه ملی ايران اقدام نمايند.

ارائه درخواست شاپا از يكی از راه های زير امكان پذير است:

1. اگر نشريه شما چاپي است و تاكنون يك يا بيش از يك شماره آن منتشر شده است:

لطفا اين فرم درخواست شاپا را دريافت و پركنيد و پس از چاپ آن، همراه با مدارك لازم مندرج در فرم و يك نسخه از آخرين شماره نشريه به نشانی مركز ملی شاپا ارسال كنيد. در اين صورت يك شاپای قطعی به نشريه شما تعلق خواهد گرفت.
مدارك لازم:

•  فرم تكميل شده درخواست شاپا 

•  يك نسخه از آخرين شماره نشريه

•  كپی شناسنامه صاحب امتياز (اگر صاحب امتياز شخص حقيقی است.) 

فراموش نكنيد:
- ارسال اصل مجله الزامی است.

2. اگر نشريه شما چاپی است ولی تا كنون منتشر نشده است:

با مراجعه به آدرس مربوطه، فرم الکترونیکی را پر و مدارك لازم را ضميمه آن كنيد. در اين صورت يك  شاپای موقت به نشريه شما تعلق خواهد گرفت. اين شاپا پس از دريافت نشريه چاپ و منتشر شده، قطعی خواهد شد.
مدارك لازم:

•  طرح روی جلد آماده چاپ 

•  صفحه شناسنامه نشريه (صفحه حقوقی) آماده چاپ 

•  كپی مجوز نشر 

فراموش نكنيد:
 پيش از اقدام به ارسال درخواست شاپا، لازم است ابتدا عضو شويد. (عضويت اشخاص حقيقی، عضويت اشخاص حقوقی)
 
3. اگر نشريه شما الكترونيكی پيوسته (Online) است:

كافی است به آدرس مربوطه مراجعه و فرم الکترونیکی را پر كنيد.
فراموش نكنيد:

•  به نشريات الكترونيك در مرحله پيش از انتشار، شاپا تخصيص داده نمیشود.

• پيش از اقدام به ارسال درخواست شاپا، لازم است ابتدا عضو شويد. (عضويت اشخاص حقيقی، عضويت اشخاص حقوقی)

4. برای اطلاع از نحوه درخواست شاپا برای ساير انواع پيايندها، لطفا با مركز ملی شاپا تماس بگيريد.

 برای این درخواست عضویت فراموش نكنيد:

 1. نامه ابلاغ شماره شاپا به نشانی پست الكترونيك (ايميل) كه در فرم درج می كنيد ارسال خواهد شد، بنابراين ارائه پست الكترونيك معتبر و فعال در فرم درخواست عضويت الزامی است.

2. اين عضويت فقط برای ارائه درخواست صدور شاپا معتبر است. برای بهره مندی از ساير خدمات سازمان اسناد و كتابخانه ملی، لازم است مجددا در بخش های مربوط عضو شويد.

• عضویت اشخاص حقیقی
• عضویت اشخاص حقوقی

 شاپا ارتباط مستقيم و ناگسستنی با عنوان پيايند دارد، از اين روی لازم است ناشران هرگونه تغيير جزئی يا كلی در عنوان پيايند را به اطلاع مركز ملی شاپا برسانند تا نسبت به تخصيص شاپای جديد به عنوان تغيير يافته و اصلاح اطلاعات مربوط به عنوان قبلی در پايگاه اطلاعاتی بين‎المللی ISSN اقدام شود.
به طور كلی در موارد زير بايد شاپای جديد تقاضا شود:

 1. وقتي پيايند علاوه بر فرم چاپی در قالب رسانه ای ديگر خواه با همان عنوان يا با عنوانی ديگر منتشر شود، برای رسانه جديد بايد شاپای جديد تقاضا شود:         
مثال:      سمرقند (چاپی): ISSN 1735-0018                       
            سمرقند (الكترونيك پيوسته): ISSN 1735-0075

2. اگر پيايندی به دو زبان به صورت جداگانه انتشار يابد، برای هر يك بايد شاپای جداگانه درخواست گردد:      
مثال:      روند اقتصادی: ISSN 1735-0042                       
            Economic trends: ISSN 1735-0050

3. اگر پيايندی با عنوان يكسان در دو منطقه جغرافيايی منتشر شود، برای هر كدام يك شماره شاپای جداگانه دريافت می شود.   
مثال:      همشهری (گيلان): ISSN 1735-6113                       
            همشهری (زنجان): ISSN 1735-6199

4. اگر پيايندی در ويراست های مختلف منتشر شود، مثلاً در ويراست بین المللی و ويراست داخلی، برای هركدام بايد شاپای جداگانه درخواست شود.

5. درهمكردها: درهمكرد يك پيايند اگر با همان عنوان پيايند اصلی منتشر شود، شاپای جديد لازم ندارد. تهيه نمايه و تجديد نظر در تنظيم مقالات، تغيير اساسی به حساب نمی آيد و شماره جديد لازم ندارد. اما در صورتی که عنوان عوض شود، مثلاً كلمه «سالانه» يا «درهمكرد» به عنوان اضافه شود، تغيير محسوب می شود و بايد شاپای جديد بگيرد.

6. تجديد چاپ: اگر نشريه ای به هر دليل عيناً تجديد چاپ شود شماره شاپای جديد لازم ندارد.

7. اگر نشريه‎ای به دو قسمت مجزا تقسيم شود بايد برای هر دو شاپای جديد تقاضا شود، مگر اين كه عنوان يكی از نشريه ها همان عنوان قبلی باقی بماند كه در اين صورت فقط بايد برای قسمت دوم تقاضای شاپا شود.

8. اگر يك يا چند پيايند در هم ادغام شوند و تشكيل يك پيايند بدهند، بايد برای آن شاپای جديد تقاضا شود، مگر اين كه نام يكي از پيايندهای ادغام شده عيناً به كل تعلق گرفته باشد كه در اين صورت شاپای آن عنوان عيناً به كل تخصيص می یابد.

9. اگر پيايندی دارای پيوست، ضميمه، متعلقات يا نشريات وابسته است كه به طور مداوم انتشار می یابند، هر كدام از آن ها بايد دارای شاپای جداگانه باشند.

ناشران موظفند شاپا را در محلی كه به راحتی قابل رؤیت باشد، درج كنند. این محل در انواع پیایندها از پیش تعیین شده است. شاپا باید دقیقاْ به شكل: ISSN 0000-0000 درج شود (این شماره فقط برای مثال آورده شده است و قابل استفاده نیست.)

برای اطلاع از شماره شاپای نشریه خود لازم است مراحل ارائه درخواست را طی كنید:

•  در پيايندهای چاپی

سازمان بين المللی استاندارد (ISO) توصيه می كند كه شماره شاپا هميشه همراه با چهار حرف ISSN روی همه شماره‎های نشريه چاپ شود. مناسب ترين محل برای درج اين شماره در نشريات فارسی «بالای سمت چپ جلد»، و در نشريات لاتين «بالای سمت راست جلد» نشريه است.

•  در پيايندهای الكترونيك

 در منابع الكترونيك پيوسته، شاپا بايد در اولين صفحه نمايش، نزديك عنوان و در راهنمای اصلی (Main menu) ظاهر شود.

در لوح فشرده درج اين شماره بر روی خود لوح و قاب آن ضروری است.

•  در انواع پيايندهای غيرچاپی

 اين شماره بايد روی انواع پيايندهای غيرچاپی مثل نوار، كاست و غيره، روی تمامی محل هايی كه به آسانی قابل رؤيت باشد، چاپ شود. مثلاً روی جعبه، قاب، برچسب داخل و غيره.

در ميكروفيش های پيايندی، شاپا بايد در باريكه بالای فيش كه بخش معرفی ميكروفيش روی آن قرار دارد، و نيز روی برچسب ها (اگر داشته باشد) درج شود.

امکان دسترسی رایگان ناشران و مولفان به پورتال ISSN

در پی اعلام مرکز بین المللی ISSN مبنی بر ایجاد پورتال جدید، امکان دسترسی ناشران و مولفان به اطلاعات مختصر نشریات از طریق جستجوی عنوان و شماره ISSN فراهم شده است.

کاربران  با مراجعه به آدرس https://issn.org/resource/issn/2423-7604 می توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

• سمینار (سمینار انجام شده در اینترنت) تخصصی- آموزشی پورتال جدید ISSN
• گزارش بیست و دومین جلسه مجمع عمومیISSN

فرم درخواست شاپا فرم درخواست شاپا برای نشریات چاپی http://www.nlai.ir/documents/10184/198216/%D8%B4%D8%A7%D9%BE%D8%A7-2/bdc2d3d1-0237-4977-956e-4bad8ecd67ae

برای ارتباط با واحد شاپا با شماره گیری 81620 - 021 و انتخاب کلید 2 به منوی «امور کتاب و کتابخانه» وارد سپس با انتخاب کلید 2، تماس شما به واحد شاپا منتقل می شود.
 

پست الكترونيكی واحد شاپا issn@nlai.ir

سامانه رسیدگی به پيشنهادها، انتقادها و اصلاح فرایندها

اپك

Library of congress online catalog

Library of congress Authorities

Online Dictionary for Library and Information Science) ODLIS)

RDA Toolkit

OCLC WorldCat

Standards at the Library of Congress

IASA Cataloging Ruls