طبق اساسنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، کتابخانه ملی موسسه ای آموزشی، پژوهشی  و خدماتی است. در راستای این تعریف، کتابخانه وظایف زیر را برعهده دارد. 

گردآوری: کتابخانه ملی براساس وظایف قانونی خود، ملزم به گردآوری و حفظ منابع با مشخصات زیر است:

• تمامی آثار مکتوب و غیر مکتوب منتشر شده در داخل کشور، اعم از کتاب، نشریه، جزوه، خبرنامه، پوستر، نقشه، نوارهای صوتی و تصویری، مدارک دیجیتالی و نظایر آن
• آثار منتشر شده در خارج از ایران در حوزه مطالعات ایرانی و اسلامی به زبان های غیر فارسی به ویژه انگلیسی و عربی و همچنین کلیه آثار منتشر شده به زبان فارسی
• منابع مرجع و معتبر در موضوعات گوناگون به زبان های غیر فارسی به ویژه انگلیسی و عربی

سازماندهی: در اجرای این وظیفه، کارهای گوناگونی چون فهرست نویسی، رده بندی، نمایه سازی و چکیده نویسی منطبق با استانداردهای بین المللی انجام می شود.
از سال 1377 کلیه ناشران ملزم به فهرست نویسی پیش از انتشار (فیپا) برای کتاب ها شدند.
علاوه بر این، کتابخانه عهده دار تخصیص شماره استاندارد بین المللی پیایندها (شاپا) و نیز شماره استاندارد بین المللی کتابخانه ها (شابکا) به متقاضیان است. 

اشاعه اطلاعات: رئوس فعالیت های کتابخانه ملی در این حوزه به قرار زیر است:

• ارائه خدمات گوناگون در زمینه اطلاع رسانی به مراجعان
• انتشار طیف گسترده ای از منابع در موضوعاتی چون کتابداری و اطلاع رسانی، نسخه های خطی، کتابشناسی ها، ایران شناسی، اسلام شناسی و ارائه ابزارها و استانداردهای لازم برای کتابخانه ها و مباحث مربوطه
• عرضه دو بانک اطلاعاتی مهم به نام های «کتابشناسی ملی ایران» و «نمایه ملی ایران» در قالب چاپی و لوح فشرده 
• راه اندازی سایت اینترنتی کتابخانه ملی با نشانی www.nlai.ir و عرضه اطلاعات کتابشناختی انواع منابع و آثاری که کتابخانه ملی به نحوی سازماندهی نموده است.

پژوهش: پژوهش در کتابخانه ملی به منظور اعتلا و بهبود فعالیتهای علم اطلاعات و دانش شناسی کشور انجام می گیرد. برخی از فعالیت های پژوهشی آن به شرح زیر است:

• تدوین راهنماها و استانداردهای لازم برای انواع کتابخانه ها و مراکز اطلاع رسانی به صورت استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی، استانداردهای کتابخانه های تخصصی، استانداردهای کتابخانه های مدارس، استانداردهای کتابخانه های زندان، راهنمای کتابخانه های ایران و مانند آن 
• پدیدآوردن و تدوین و تالیف ابزار و منابع لازم برای تسهیل فعالیت های علم اطلاعات و دانش شناسی کشور مانند تدوین سرعنوان های موضوعی فارسی، فهرست مستند مشاهیر، اصطلاحنامه سه زبانه اصفا، مارک ایران، گسترش رده بندی (رده بندی مربوط به زبان، ادبیات و تاریخ ایران، اسلام، فلسفه، حقوق و نظایر ایران) در دو رده بندی کنگره و دیویی 
• انجام پژوهش های کاربردی و بنیادی و حمایت از پژوهش هایی که در حوزه علم اطلاعات و دانش شناسی و ایرانشناسی و اسلام شناسی. این طرح های پژوهشی پس از تصویب در شورای پژوهشی به اجرا درمی آید. 

علاوه بر فعالیت های ذکر شده که در بخش پژوهش صورت می گیرد، به دلیل ماهیت و وظیفه ی پژوهشی سازمان، در بخش های دیگر نیز فعالیت های پژوهشی صورت می پذیرد. 

آموزش: در دهه هفتاد با تاسیس مرکز اموزش عالی کتابداری در دو مقطع کاردانی و کارشناسی کتابداری و اطلاع رسانی، دانشجویانی مشغول به تحصیل شدند. آموزش های ضمن خدمت برای کارکنان کتابخانه ملی و کتابداران سایر سازمان ها، ازدیگر برنامه های آموزشی اجرا شده است. 

طبق اساسنامه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، هدف سازمان اسناد یا آرشیو ملی جمع آوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمانی واحد است. این کار به منظور فراهم آوردن شرایط و امكانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه جویی در هزینه های اداری و استخدامی از طریق تمركز پرونده های راكد وزارتخانه ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد صورت می گیرد. 

تبصره: اسناد مذكور در این ماده شامل كلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكس ها، نقشه ها، كلیشه ها، نمودارها، فیلم ها، میكروفیلم ها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی است كه در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم و غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.

سازمان اسناد کشور یا آرشیو ملی این هدف را در قالب فعالیت ها و وظایف زیر صورت می دهد:

گردآوری: بخش عمده گردآوری اسناد، از طریق دریافت اسناد راکد بایگانی وزارتخانه ها، سازمانهای دولتی و وابسته به دولت، شرکتها و سایر موسسه ها و همچنین از طریق دریافت از خاندان های قدیمی و شخصیت های تاریخی، با روش های گوناگون (خریداری، اهدا، وقف و امانت) صورت می گیرد.

نظارت و پیگیری: شامل نظارت بر امحای اوراق زاید دستگاه های اداری کشور براساس ضوابط مربوط، تهیه و تدوین مقررات، ضوابط و معیارهایی که وزارتخانه ها و موسسه های دولتی و وابسته به دولت باید در تنظیم و  ضبط و نگهداری اسناد و پرونده های خود رعایت نمایند و همچنین تهیه و تدوین ضوابط و استانداردهای لازم جهت فهرست نویسی، نمایه سازی و اسکن اسناد است و نیز ابلاغ آن ها به کلیه واحدهای اسنادی دستگاه های کشور. 

سازماندهی: دریافت و تنظیم و فهرست نویسی توصیفی و تحلیل اسناد، آماده سازی و مرمت اسناد با آخرین دستاوردهای علمی در زمینه ی حفاظت و آسیب شناسی و ترمیم آسیب های فیزیکی و شیمیایی و نیز هماهنگی و ارزشیابی اسناد، از جمله فعالیت های این حوزه است. 

اشاعه اطلاعات: در این راستا، خدمات به پژوهشگران ومحققان، به صورت های عرضه تصاویر اسناد، ارائه میکروفیلم  و میکروفیش، تدوین کتب اسنادی و فصلنامه ی تحقیقات تاریخی گنجینه اسناد انجام می گیرد. برپایی نمایشگاه های تخصصی، از دیگر فعالیت ها در این زمینه محسوب می شود. 

پژوهش: تحقیقات متنوعی بر پایه اسناد موجود به منظور کشف نکات مبهم تاریخی، اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی خصوصاً مربوط به دوره های قاجار و پهلوی صورت می گیرد که تا کنون در این زمینه ها 80 عنوان کتاب منتشر شده است. روش های مختلف طبقه بندی، حفظ و نگهداری اسناد و ارائه روش های منطبق با استانداردهای جهانی از دیگر موضوعات پژوهشی است. 

آموزش: طیف گسترده ای از آموزش های تخصصی مربوط به اسناد در این حوزه ارائه می شود مانند سند شناسی و سند‌ خوانی، آشنایی با آرشیوهای بزرگ ایران و جهان، کارشناسی بررسی اسناد و مدارک، ویراستاری متون تاریخی، مرمت اسناد و .... 

اهمیت اسناد

اسناد به عنوان بخشی از یادواره های مشترك مردم جهان، نقش مهمی در حفظ هویت دینی، ملی و فرهنگی گذشته، حال و آینده دارند. بنابراین آرشیویست ها را می توان به معماران و پلسازان تشبیه كرد كه گذشته را به آینده پیوند می زنند. اسناد، برای مسئولان، پژوهشگران و ملت ها  چراغ راهنمایند. اسناد، هویت دینی، ملی و فرهنگی ملت ها را پاسداری می كنند و در حقیقت «حافظه ملی» را تشكیل می دهند. میراث اسنادی، بخش وسیع و گسترده ای از یادواره ها را در برمی گیرد و در فضای بین المللی، نشانگر تنوع ملت ها، زبان ها و فرهنگ ها به شمار می روند.

اهمیت حفاظت از اسناد

نباید فراموش كرد كه این یادواره ها بسیار آسیب پذیرند. بسیاری از اسناد با ارزش و منحصربه فرد و حتی مجموعه های كامل آرشیوی و كتابخانه ها در طول تاریخ بر اثر حوادث طبیعی و یا فجایع انسانی بویژه جنگ ها، از میان رفته اند و یا به دلیل غفلت و فراموشی دولت ها و صاحبانشان، پاره یا فرسوده شده اند و در چنان شرایط بدی نگهداری می شوند كه هر لحظه امكان نابودی آنها وجود دارد. بخش قابل توجهی از میراث اسنادی در سطوح جهانی، منطقه ای، ملی و استانی به دلایلی مانند اسیدی شدن كاغذ، نوع چرم، پوست، فیلم و نوارهای مغناطیسی نور خورده، گرما، رطوبت و گرد و غبار، از بین رفته اند. حوادث و اتفاقات انسانی در كنار عوامل طبیعی به كتابخانه ها و آرشیوها آسیب می رساند. فقط در سایه اقدامات پیشگیرانه می توان در مقابل حوادثی چون زلزله، سیل، آتش سوزی، گردباد، طوفان، جنگ و نظایر آن، اسناد را سالم نگه داشت. تا كنون از كتابخانه ها و آرشیوهایی كه بر اثر جنگ، بمباران و آتش سوزی چه عمدی و چه غیرعمدی از میان رفته است، فهرستی تهیه نشده است.
احتمالاً كتابخانه اسكندریه، مشهورترین نمونه تاریخی در این زمینه باشد. اما چه تعداد گنجینه های شناخته شده و ناشناخته كه در جنگ های قسطنطنیه، ورشو، فلورانس یا در جنگ های سال -های اخیر از جمله سارایوو، كابل و بغداد نابود شده است؟ پاسخ روشن نیست. مثال هایی از این دست بسیار است، متأسفانه نمی توان این فهرست را به آخر رساند.

اهمیت  آرشیو ملی

البته بدون اشاره به مجموعه هایی كه بر اثر نقل و انتقال آرشیوها یا كتابخانه ها پراكنده و یا دستخوش آسیب هایی شده اند، در فضای ملی هم متأسفانه مثال هایی از این دست وجود دارد. در اینجا به این پرسش اساسی می رسیم كه راه چاره چیست؟ به نظر می رسد راه چاره، توجه جدی به احداث ساختمان های جدید و هوشمند و فنی، پرورش نیروهای متخصص و فنی، تأمین تجهیزات مورد نیاز و وضع قوانین و مقررات جدید است. خوشبختانه امروزه، ما یكی پس از دیگری شاهد افتتاح این ساختمان ها در كشورمان هستیم. ساختمان كتابخانه ملی و چند صد متر آنسوتر ساختمان آرشیو ملی (گنجینه اسناد ملی ایران)، از افتخاراتی است كه پس از انقلاب اسلامی ایران ساخته شده و با رفع كاستی ها و تكمیل عملیات ساختمانی و تجهیز كامل آن ها، ما به دنیای جدیدی از فعالیت ها، خواهیم رسید.

نیاز به ایجاد بانك اطلاعاتی اسناد

وجود پایگاه هایی ضروری است  تا ثروت و دارایی های ارزشمند ملت مسلمان و انقلابی ایران را در خود نگه دارند؛ زیرا در میان دارایی های ملی، اسناد و كتب آرشیو ملی و كتابخانه ملی، باارزشترین دارایی ها محسوب می شوند. اسناد در واقع هدیه نسل های پیشین به نسل های بعدی هستند و میزان توجه و مراقبت از آن ها، بیانگر و شاخص تمدن كشورها و فرهیختگی ملت هاست.

به طور كلی:

1. آرشیوهای ملی حافظه دولت ها، ملت ها و نهایتاً حافظه جهانی را تشكیل می دهند.
2. آرشیوهای ملی محافظ هویت ملت ها هستند. بدون شناخت و تقویت هویت ملت ها، جوامع از مصونیت خارج می شوند و مانند فردی مستعد در برابر بیماری ها، آسیب پذیر خواهند بود.
3. آرشیوهای ملی در تصمیم سازی و تصمیم گیری صحیح براساس سوابق و شواهد تاریخی به دولت ها كمك می كنند و در واقع بازوی توانای دولت ها هستند. زیرا اسناد می توانند در برنامه ریزی های كلان و یا تشخیص وزارتخانه ها و سازمان های دولتی، بویژه در برنامه های توسعه كشور و ایجاد عدالت اطلاعاتی و ایجاد فرصت ها در برابر دسترسی به اطلاعات برای آحاد جامعه پژوهشگر كشور، به مثابه بانك اطلاعات قوی وكارآمد، مورد استفاده قرار گیرند.

جايگاه سازمان اسناد و كتابخانه ملی

ما با درك جایگاه ویژه سازمان اسناد و كتابخانه ملی ایران كه با میلیون ها برگ سند و كتاب ارزشمند، پایگاه رفیع و مهم اطلاع رسانی در جامعه به شمار می رود، برآنیم تا در آینده با سیاست های تحولی، گام هایی بلند و اساسی برداریم. تلاش و پویایی در انجام فعالیت های بین المللی و منطقه ای، توجه به اقتدار اداری در جهت گردآوری اسناد ملی، ایجاد كتابخانه و آرشیو ملی دیجیتال، توجه به فناوری نوین در امر ساماندهی، پردازش و اشاعه اطلاعات، انجام رسالت راهبری و هدایت امور مربوط به كتاب و سند در سطح جامعه، اجرای طرح ها و پروژه های نو، اصلاح قوانین و مقررات، پرورش نیروی انسانی كارآمد و تكمیل عملیات ساختمانی و تجهیز كامل هر دو ساختمان، از جمله اموری است كه در آینده بدان همت خواهیم گمارد. اقداماتی كه با حمایت مسئولان محترم و همكاری كاركنان متدین، آگاه و دلسوز سازمان اسناد و كتابخانه ملی ایران، منجر به یك انقلاب اطلاعاتی در كشور و منطقه خواهد شد. امیدوارم كه مجموعه همه تلاش ها و كوشش ها منجر شود تا یك «حافظه قوی و نیرومند» ملی داشته باشیم. تا مورد استفاده اهل علم و دانش پژوهان و مورخان قرارگیرد و در پاسداری از هویت اسلامی– ملی و در راستای فرمایش حكیمانه مقام معظم رهبری كه فرمودند: «بزرگ ترین بلا برای یك ملت، این است كه بخش هایی از فرهنگ و تمدن خودش به مرور زمان از حافظه اش پاك شود.»، موفق باشیم.