سازمان‌ اسناد و كتابخانه‌ ملی‌ جمهوری‌ اسلامی‌ ایران‌ مؤسسه ای‌ آموزشی‌، پژوهشی‌، علمی‌ و خدماتی‌ است‌ كه‌ اساسنامه‌ آن‌ به‌ تصویب‌ مجلس‌ شورای‌ اسلامی‌ رسیده‌ است‌ و ریاست‌ عالیه‌ آن‌ با رئیس‌ جمهوری‌ است‌.

شكل ‌گیری‌ رسمی‌ كتابخانه‌ ملی‌ به‌ سال‌ 1316 بازمی ‌گردد. در سال‌ 1358 مركز خدمات‌ كتابداری و در سال‌ 1378 سازمان‌ مدارك‌ فرهنگی‌ انقلاب‌ اسلامی در كتابخانه‌ ملی‌ ادغام‌ شدند و سرانجام‌ در سال‌ 1381 با تصویب‌ شورای‌ عالی‌ اداری‌، كتابخانه‌ ملی‌ و سازمان‌ اسناد ملی‌ با هم‌ ادغام‌ شدند و سازمان‌ فعلی‌ شكل‌ گرفت‌. اكنون‌ این‌ سازمان‌ در دو ساختمان‌ مستقل‌ «كتابخانه‌ ملی‌ ایران‌» و «گنجینه‌ اسناد ملی‌ ایران‌» فعالیت‌ دارد.

ماده (1):

کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران كه در این اساسنامه كتابخانه ملی نامیده می‌شود مؤسسه‌ ای است آموزشی (علمی)، تحقیقاتی و خدماتی زیرنظر مستقیم ریاست جمهوری كه طبق مقررات این اساسنامه اداره خواهد شد و محل آن تهران است.

ماده (2):

كتابخانه ملی مؤسسه ‌ای است دولتی و بودجه آن در بودجه كل كشور و در ردیف مستقل ذیل ردیف ریاست جمهوری منظور می‌گردد.

ماده (3)- اهداف:

1- گردآوری، حفاظت، سازماندهی و اشاعه اطلاعات مربوط به آثار مكتوب (چاپی و خطی) و غیرمكتوب در ایران و یا متعلق به ایرانیان خارج  از كشور.

2- گردآوری، حفاظت، سازماندهی و اشاعه اطلاعات مربوط به آثار مكتوب (چاپی و خطی) و غیرمكتوب در زمینه ایرانشناسی  و اسلام‌ شناسی، خصوصاً انقلاب اسلامی به رهبری حضرت امام خمینی (قدس سره‌ الشریف).

3- گردآوری، حفاظت، سازماندهی و اشاعه اطلاعات مربوط به آثار مكتوب و غیرمكتوب معتبر علمی، فرهنگی، فنی از كشورهای دیگر.

4- پژوهش و برنامه‌ ریزی علمی كتابداری و اطلاع ‌رسانی و شركت در تحقیقات و فعالیت های بین‌المللی ذیربط.

5- اتخاذ تدابیر و اخذ تصمیمات لازم برای صحت، سهولت و سرعت امر تحقیق و مطالعه در همه زمینه ‌ها به ‌منظور اعتلای فرهنگ ملی و انجام تحقیقات مربوطه.

6- انجام مشاوره، نظارت، هدایت و ارائه خدمات فنی و برنامه‌ ریزی و سازماندهی كتابخانه های كشور.

7- ارائه روش های مطلوب به‌ منظور هماهنگ كردن خدمات و فعالیت های كتابخانه‌های عمومی و تخصصی جهت تسهیل مبادله اطلاعات

 ماده (4)- اركان كتابخانه:

اركان كتابخانه ملی عبارتند از:

1 - هیأت امناء.

2 - رئیس كتابخانه ملی.

ماده (5):

هیأت امناء كتابخانه ملی مركب از افراد زیر خواهد بود:

1 - ریاست جمهوری اسلامی ایران (ریاست عالیه كتابخانه ملی).

2- وزیر فرهنگ و آموزش عالی.

3 - وزیر آموزش و پرورش.

4- وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی.

5 - دو نفر از صاحب نظران در امر كتاب و كتابداری یك نفر به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و یك نفر به پیشنهاد وزیر ارشاد اسلامی و تأیید رئیس هیأت امناء.

6 - رئیس كتابخانه ملی.

تبصره (1): ریاست هیأت امناء با رئیس جمهوری خواهد بود.

تبصره (2): رئیس كتابخانه ملی با پیشنهاد رئیس و تأیید هیأت امناء برای مدت چهار سال منصوب می‌شود و انتخاب مجدد وی بلامانع است.

تبصره (3): رئیس كتابخانه ملی سمت دبیری هیأت امناء را به عهده خواهد داشت.

ماده (6):

تصمیمات هیأت امناء با اکثریت مطلق اعضای حاضر معتبر خواهد بود.

ماده (7)- وظایف هیأت امناء:

الف: تصویب سازمان و تشکیلات اداری کتابخانه ملی.

ب: تهیه و تصویب آیین نامه های مالی، اداری، استخدامی و تشکیلاتی کتابخانه به پیشنهاد رئیس کتابخانه ملی.

ج: تأیید بودجه کتابخانه ملی و پیشنهاد آن به مراجع ذیربط.

د: تصویب چگونگی جلب هدایا و کمک های مالی اشخاص حقیقی و حقوقی.

ه: تصویب شرکت نمایندگان کتابخانه ملی در جلسات و کنفرانس ها، کنگره ها، نمایشگاه ها و همکاری های بین المللی، بین الدولی یا منطقه ای مربوط به کتاب و کتابخانه.

و: استماع گزارش فعالیت های سالانه رئیس کتابخانه ملی و اتخاذ تصمیم درباره آن و تعیین خط مشی کلی کتابخانه.

ز: تصویب آیین نامه های داخلی مورد نیاز کتابخانه ملی.

ح: پیشنهاد هرگونه تغییر یا اصلاح مواد اساسنامه به مراجع ذیربط.

ط: ارائه طرح ها جهت بسیج امکانات به منظور تهیه آمار حفاظت کتب و اسناد و مدارک خطی و تاریخی همه کتابخانه ها (دولتی و غیر دولتی) با استفاده از روش های علمی پیشرفته در کلیه کتابخانه ها و مراکز اطلاعات کشور و جلوگیری از اتلاف و یا غارت آنان.

ی: برنامه ریزی جهت دریافت دو نسخه از کلیه آثار مکتوب و غیر مکتوب اعم از کتب، نشریات ادواری، جزوه، بروشور، گزارش های علمی و تحقیقاتی، تمبر و امثال این ها که مورد نیاز و استفاده کتابخانه ملی باشد.

ک: اتخاذ تدابیر لازم جهت تأمین کسری موجودی کتابخانه ملی توسط کلیه کتابخانه های دولتی و غیر دولتی کشور، از طریق خرید یا دریافت هدیه و یا مبادله نسخ مکرر، کپی، میکروفیلم و یا میکروفیش آن ها.

ل: تصویب نصب و عزل رئیس کتابخانه ملی.

ماده (8):

وظایف و اختیارات رئیس كتابخانه ملی عبارتند از :

 الف: اداره امور كتابخانه با توجه به مصوبات هیأت امناء.

ب: مراقبت بر حسن اجرای اساسنامه و آیین‌نامه‌ ها و مصوبات هیأت امناء.

ج: پیشنهاد آیین‌ نامه ‌های مالی و معاملاتی و اداری، استخدامی و تشكیلاتی كتابخانه به هیأت امناء.

د: ارائه گزارش فعالیت ‌های سالانه كتابخانه و همچنین گزارش میزان نحوه پیشرفت كار به هیأت امناء.

ه : دعوت اعضای هیأت امناء برای شركت در جلسات موضوع ماده 5 اساسنامه.

و: پیشنهاد تشكیل جلسات فوق ‌العاده به هیأت امناء برحسب ضرورت.

ز: امضاء كلیه قرارداد ها و اسناد مالی و افتتاح حساب در بانك‌ ها و معرفی امضاهای مجاز و اجازه پرداخت در حدود مقررات مربوطه و بودجه مصوب.

ح: پیشنهاد بودجه سالانه كتابخانه ملی به هیأت امناء.

 ط: نمایندگی كتابخانه ملی در كلیه مراجع اداری و قضایی با حق انتخاب وكیل به منظور استیفای حقوق كتابخانه.

ی: پیشنهاد آیین‌ نامه ‌های داخلی كتابخانه ملی به هیأت امناء جهت اتخاذ تصمیم.

ك: نصب و عزل كلیه كاركنان كتابخانه ملی بر اساس تشكیل مصوب.

ل: انجام سایر وظایف محوله از طرف هیأت امناء.

قانون فوق مشتمل بر هشت ماده و سه تبصره در جلسه علنی روز چهارشنبه مورخ دوم آبان ‌ماه یك هزار و سیصد و شصت و نه مجلس شورای اسلامی تصویب و در تاریخ 1369/8/16 به تأیید شورای نگهبان رسیده است.

قانون الحاق یك ماده به‌عنوان ماده (9) به اساسنامه كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

ماده واحده: ماده زیر تحت عنوان ماده (9) به قانون اساسنامه كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران الحاق می‌گردد.

ماده (9):

كلیه اموال منقول و ساختمان اصلی كتابخانه ملی (واقع در خیابان امام خمینی) و دارایی ‌ها و تعهدات كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران كه در زمان تصویب اساسنامه تحت‌ اختیار و استفاده كامل آن كتابخانه بوده است، از وزارت فرهنگ و آموزش عالی منتزع و به كتابخانه مذكور منتقل می‌شود.

تبصره: سایر ساختمان‌هایی كه در حال حاضر در اختیار كتابخانه ملی ایران می‌باشد، با حفظ مالكیت وزارت فرهنگ و آموزش عالی تا زمان اتمام ساختمان جدید كتابخانه، به‌طور كامل و با تمام امكانات موجود در اختیار كتابخانه خواهد بود. قانون فوق مشتمل بر ماده واحده و یك تبصره در جلسه علنی روز یكشنبه مورخ نوزدهم خرداد ماه یك هزار و سیصد و هفتاد مجلس شورای اسلامی تصویب و در تاریخ 1370/3/26 به تأیید شورای نگهبان رسیده است.

قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349/2/17

ماده (1):

به منظور جمع‌ آوری و حفظ اسناد ملی ایران در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امكانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد وهمچنین صرفه‌ جویی در هزینه ‌های اداری و استخدامی از طریق تمركز پرونده‌ های راكد وزارتخانه ‌ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد، سازمانی به نام سازمان اسناد ملی ایران وابسته به سازمان امور اداری واستخدامی كشور تأسیس گردید.

تبصره: اسناد مذكور در این ماده شامل كلیه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكس‌ ها، نقشه‌ ها، كلیشه ‌ها، نمودارها، فیلم‌ ها، میكروفیلم‌ ها، نوارهای ضبط‌‌ صوت و سایر اسنادی است كه در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به‌ طور مداوم و غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دائمی داشته باشند.

 ماده (2):

سازمان اسناد ملی ایران دارای یك رئیس و یك شورا و تشكیلات لازم خواهد بود.

 ماده (3):

رئیس سازمان اسناد ملی از بین مستخدمین عالی ‌رتبه دولت كه دارای تحصیلات عالی و سابقه تحقیق و تخصص در امور اداری و تشخیص بایگانی اسناد باشند به پیشنهاد دبیر كل سازمان اموراداری و استخدامی كشور و به تصویب هیأت وزیران انتخاب می ‌شود. رئیس سازمان اسناد ملی ایران مأمور اجرای مصوبات شورا و مسئول اداره امور سازمان است.

 ماده (4):

شورای سازمان مركب از اشخاص زیر خواهد بود:

1 - وزیر امورخارجه

2-  وزیر فرهنگ وآموزش عالی

 3- دادستان كل كشور

 4- دبیركل سازمان اموراداری و استخدامی كشور

 5- دادستان دیوان محاسبات

 6- دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران به پیشنهاد وزیر فرهنگ و آموزش عالی و تصویب هیأت وزیران كه برای مدت سه سال انتخاب می شوند و انتخاب مجدد آنها بلامانع است.

به جای اعضاء مذكور در چهار بند اول ممكن است معاونان آن ها حضور یابند. اعضاء شورا از بین خود یك نفر را به عنوان رئیس انتخاب می‌كنند.

تبصره (1): رئیس سازمان اسناد ملی به‌ عنوان دبیر شورا در جلسات شركت می‌كند ولی حق رأی نخواهد داشت.

تبصره (2): نماینده وزارتخانه یا سازمانی كه اتخاذ تصمیم درباره اوراق راكد و یا اسناد و پرونده های آن وزارتخانه یا سازمان در شورا مطرح است، برای تبادل‌ نظر به جلسات شورا دعوت می ‌شود.

تبصره (3): آیین ‌نامه طرز تشكیل جلسات شورا و ترتیب انتخاب رئیس و نحوه اتخاذ تصمیمات به تصویب شورا خواهد رسید.

ماده (5):

وظایف شورا به شرح زیر است:

 الف: تشخیص اوراق زائد قابل امحاء و تصویب فهرست مشروح آنها كه قبلاً از طرف سازمان اسناد ملی و وزارتخانه یا مؤسسه دولتی ذیربط طبق مقررات این قانون تهیه و تنظیم شده باشد.

 ب: تصویب آیین ‌نامه‌ های مربوط به نحوه بررسی و نقل و انتقال پرونده‌های راكد و اسناد ملی. 

ج: تصویب آیین ‌نامه ‌های مربوط به تنظیم و نگهداری اسناد ملی و گذاشتن آنها در دسترس عامه و همچنین مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آنها.

 د: تصویب مقررات و ضوابط و معیار هایی كه وزارتخانه‌ ها و مؤسسات وابسته به دولت باید در تنظیم و ضبط و نگهداری پرونده‌ها و اسناد و مدارك رعایت كنند.

 ه : تدوین تعرفه ‌ای كه طبق آن سازمان اسناد ملی در ازای تهیه میكروفیلم و فتوكپی و رونوشت گواهی شده و با انجام خدمات مشابه از اشخاص (اعم از حقیقی و حقوقی) حق ‌الزحمه دریافت خواهد كرد.

 تبصره: وجوه حاصل از بند (ه) این ماده به حساب درآمد خزانه دولت منظور خواهد شد.

ماده (6)- آیین نامه امحای اوراق:

الف: وزارتخانه‌ ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت مكلفند طبق آیین ‌نامه‌ ای كه به تصویب هیأت وزیران برسد بایگانی‌های خود را براساس اصول و روش‌‌های متحد الشكلی كه شورای سازمان طبق بند (د) از وظایف خود تهیه كرده در مدتی كه در آیین ‌نامه مزبور برای هریك از سازمان ‌ها تعیین خواهد شد، تنظیم و پرونده‌ های راكد را از پرونده ‌های جاری تفكیك و طبقه ‌بندی كنند.

 ب: وزارتخانه‌ ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت مكلفند كلیه اسناد و پرونده‌ های راكد را كه احتیاجی به نگهداری آنها در سازمان ‌های مربوط نیست، برای نگهداری موقت به سازمان اسناد ملی بسپارند مگر آنكه از تاریخ تهیه و تنظیم سند و یا تاریخ آخرین برگ پرونده مدت چهل سال گذشته باشد كه در این صورت باید به‌ طور دائم به سازمان اسناد ملی منتقل شود. 

تبصره: وزارتخانه‌ ها و مؤسسات دولتی و وابسته به دولت و همچنین شورای سازمان اسناد ملی مكلفند اسناد و پرونده‌ هایی را كه طبق این ماده در اختیار سازمان اسناد ملی قرار گرفته است و افشای مطالب آنها به حقوق اشخاص و یا مصالح دولت لطمه می‌زند برای مدت مقرر محرمانه محسوب دارند و سازمان مكلف است كه این اسناد و پرونده‌ ها را برحسب مورد تا انقضای مدت مقرر و یا اعلام ثانوی وزارتخانه‌ و یا مؤسسه مربوط و یا تصمیم مجدد شورا در دسترس مراجعان به استثنای مراجع صالحه قانونی قرار ندهد.

ماده (7):

آیین ‌نامه مربوط به تشخیص اوراق زائد و ترتیب امحاء آنها به پیشنهاد رئیس سازمان اسناد ملی و تأیید شورا به تصویب كمیسیون‌ های مربوط به مجلسین می ‌رسد.

ماده (8):

وزارت دفاع از شمول مقررات این قانون مستثنی است و ترتیب نگهداری و حفظ اسناد ملی و همچنین امحاء اوراق زائد در ارتش جمهوری اسلامی ایران با اطلاع سازمان اسناد ملی به تشخیص هیأت صلاحیت ‌داری خواهد بود كه به این منظور تشكیل می ‌‌شود. طرز تشكیل هیأت مزبور و نحوه اجرای مفاد این ماده به موجب آیین‌ نامه‌ای خواهد بود كه توسط وزارت دفاع تدوین و تصویب می ‌شود.

مصوبه شورای عالی اداری

ایجاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

شورای عالی اداری در نود و پنجمین جلسه مورخ 1381/6/2 بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و به منظور ساماندهی مدیریت اسنادی و ایجاد هماهنگی برای نگهداری آثار و اسناد مکتوب (چاپی و خطی) و غیر مکتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و سایر اسناد ملی در دستگاه های اجرایی و نظایر آن و همچنین تسهیل در نگهداری و دسترسی به اسناد و صرفه جویی در هزینه های مربوط و جلوگیری از انجام وظایف تکراری تصویب نمود.

1 - سازمان اسناد ملی ایران با کلیه وظایف، امکانات، اختیارات، اعتبارات، نیروی انسانی، اموال، مدارک و تعهدات از تاریخ 1381/8/1 از سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور منتزع و با کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و عنوان آن به «سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» تغییر می یابد.

2 - سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است:

الف: با بررسی و تطبیق وظایف دو سازمان مذکور نسبت به احصاء و ادغام وظایف، مأموریت ها و واحدهای مشابه، تکراری و موازی اقدام نماید.

ب: کلیه وظایف و واحدهای پژوهشی سازمان های تجمیع شده دریک واحد سازماندهی و واحدهای مربوطه در هم ادغام گردند.

ج: وظایف و مأموریت های تخصصی اسناد ملی ایران و همچنین کتابخانه ملی در قالب دو معاونت مستقل تحت عنوان کتابخانه ملی و اسناد ملی با برنامه مستقل در قوانین بودجه سنواتی فعالیت خواهند نمود.

د: سازمان مذکور موظف است با رعایت مفاد بندهای فوق تشکیلات خود را حداکثر ظرف مدت سه ماه تهیه و به تأیید سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور برساند.

3 - سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران بر اساس قانون اساسنامه کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1349/2/7 در کلیه موارد به استثنای مواردی که با اساسنامه فوق الذکر مغایرت دارد لازم الاجرا می باشد.

تبصره (1): سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران می تواند وظایف اجرایی سازمان اسناد ملی ایران در زمینه فروش و امحاء اوراق و اسناد زاید را به دستگاه های اجرایی واگذار نماید.

تبصره (2): سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مکلف است ساختمان و امکاناتی که با اجرای این مصوبه مورد نیاز نمی باشد به فروش رسانده و از محل درآمد آن با رعایت قوانین و مقررات مربوط نسبت به تکمیل ساختمان ها و تأسیسات نیمه تمام، انجام طرح های تکمیلی و خرید تجهیزات مورد نیاز اقدام نماید. سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است تسهیلات قانونی لازم را برای اجرای این بند به عمل آورد.

4 - وظایف مربوط به ساماندهی بایگانی های دستگاه های اجرایی و تنظیم روش های نگهداری و بایگانی از طریق سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور انجام می گردد.

5- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است به منظور استاندارد سازی و استفاده از اسناد، حداکثر ظرف مدت 6 ماه استاندارد های مربوط به فهرست نویسی، نمایه سازی و زمینه ایجاد شبکه را تدوین و به واحدها و موسسات اسنادی کشور ابلاغ نماید. 

6 - کلیه واحدهای اسنادی مربوط به دستگاه های کشور نظیر وزارت امور خارجه، ریاست جمهوری، موسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران وابسته به بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی، مجلس شورای اسلامی و غیره موظفند طبق ضوابط و استانداردهایی که توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ابلاغ می گردد، نسبت به فهرست نویسی، نمایه سازی و اسکن اسناد و قرار گرفتن در شبکه اسنادی کشور اقدام نمایند؛ به نحوی که بر اساس برنامه زمانبندی شده کلیه واحدهای اسنادی توسط سازمان مذکور به شبکه اسناد ملی متصل گردند.

تبصره: سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است پس از مطالعه و بررسی فعالیت ها و جایگاه واحدهای اسنادی وزارتخانه ها، سازمان ها، موسسات و نهادهای عمومی غیر دولتی ظرف مدت سه ماه پیشنهاد مربوط به تجمیع ، تعیین جایگاه و ادغام آن دسته از واحد هایی که از همبستگی و سنخیت لازم برخوردار هستند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران را به شورای عالی اداری ارائه نماید.

7 - سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است به منظور تحقق تکالیف مقرر در این مصوبه و بهسازی شیوه نگهداری اسناد ملی و ایجاد زمینه شبکه اسناد کشور، اعتبار لازم در اختیار موسسات و واحدهای ذیربط قرار دهد تا امکان فهرست نویسی، نمایه سازی و اسکن اسناد ملی و شبکه سازی آنها به وجود آید.

8- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است به نحوی برنامه ریزی نماید که در تطبیق با استانداردهای مقرر و طبقه بندی مناسب، ضمن به هنگام نگه داشتن کلیه اطلاعات اسناد ملی کشور، در صورت درخواست اطلاعات اسناد توسط دستگاه های ذیربط و افراد حقیقی و حقوقی، طبق دستورالعملی که به تصویب شورای اسناد ملی میرسد، ظرف مهلت مناسب و منطقی در اختیار متقاضیان به ویژه دستگاه های صاحب سند قرار دهند.

9- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مسئول حسن اجرای این مصوبه می باشد و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است چگونگی اجرای این مصوبه را به شورای عالی اداری گزارش نماید.