آسیب‌شناسی ساختاری و پژوهشی پژوهشکده اسناد: چالش‌ها و چشم‌اندازهای آینده
به گزارش روابط عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، این نشست که باحضور شهرام یوسفی‌فر و علی کالیراد، اعضای هیئت علمی دانشگاه تهران، و همچنین غلامرضا عزیزی، عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، برگزار شد، به تحلیل چالش‌های ساختاری پژوهشکده اسناد و ضرورت بازنگری در رویکردهای پژوهشی آن پرداخته شد. همچنین داود آقا رفیعی، عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، دبیری جلسه را برعهده خواهد داشت.
نیاز به بازبینی اساسنامه ۳۰ ساله پژوهشکده با توجه به تحولات فناورانه و اجتماعی
در ابتدای نشست، داود آقا رفیعی ضمن بررسی وضعیت پژوهشکده اسناد، بر ضرورت آسیب‌شناسی آن تاکید کرد. وی با اشاره به سی‌امین سالگرد تأسیس پژوهشکده اسناد گفت: سال ۱۴۰۳، مصادف با سی‌امین سال تأسیس پژوهشکده اسناد است. این فرصت مناسبی است تا کارنامه فعالیت‌های خود را ارزیابی کرده، چالش‌ها را شناسایی کنیم و برای آینده برنامه‌ریزی بهتری داشته باشیم.
آقا رفیعی تأکید کرد که هدف از برگزاری این نشست، تنها مرور گذشته نیست، بلکه تمرکز اصلی بر شناسایی آسیب‌ها و چالش‌های موجود و ارائه راه‌حل‌های مؤثر برای آینده است. وی افزود: هدف ما صرفاً بازنگری گذشته برای یافتن مقصر یا زیر سؤال بردن عملکردها نیست، بلکه می‌خواهیم با شناسایی نقاط ضعف، از تکرار مشکلات مشابه در آینده جلوگیری کنیم.
این عضو هیات علمی، با اشاره به اساسنامه پژوهشکده اسناد که همزمان با تأسیس آن در سال ۱۳۷۳ تدوین شده بود، اظهار داشت: این اساسنامه با تأکید مقام ریاست جمهوری وقت بر اهمیت آرشیو و دسترسی‌پذیری اسناد دولتی و تاریخی برای پژوهشگران و مراکز علمی نوشته شد. وی افزود: با گذشت ۳۰ سال و در پی تحولات فناورانه و اجتماعی، به‌ویژه ادغام پژوهشکده اسناد با کتابخانه ملی، ضرورت بازنگری و به‌روزرسانی این اساسنامه بیش از پیش احساس می‌شود.
آقا رفیعی در ادامه با تأکید بر ضرورت بازنگری در اساسنامه پژوهشکده گفت: آیا اساسنامه‌ای که ۳۰ سال پیش تدوین شده، با تحولات گسترده در حوزه دیجیتال، اسناد الکترونیکی و نیازهای نوین پژوهشگران، همچنان پاسخگوی نیازهای امروز است؟ به نظر می‌رسد زمان آن فرا رسیده که این اساسنامه با توجه به شرایط جدید، بازنگری و به‌روزرسانی شود.
تأسیس پژوهشکده اسناد: گامی موثر در ساماندهی و تقویت فعالیت‌های آرشیوی
در ادامه غلامرضا عزیزی، عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، با مرور تاریخچه تأسیس پژوهشکده اسناد، تأکید کرد که این نهاد تحقیقاتی با هدف ساماندهی و ارتقای فعالیت‌های پژوهشی سازمان اسناد ملی ایران، تأسیس شد. وی افزود که شکل‌گیری این پژوهشکده پاسخی به نیازهای سازمان در جهت گسترش فعالیت‌های علمی و پژوهشی بود.
غلامرضا عزیزی، با اشاره به روند شکل‌گیری پژوهشکده اسناد، اظهار داشت: پیش از تأسیس این پژوهشکده، سازمان اسناد ملی ایران که در سال ۱۳۴۹ شکل گرفت، وظایفی مانند شناسایی و جمع‌آوری اسناد را بر عهده داشت. بااین‌حال، به دلیل نبود آگاهی عمومی، این سازمان و مأموریت‌های آن برای بسیاری از مردم ناشناخته باقی مانده بود.
وی در ادامه با اشاره به اقدامات سازمان پس از پایان جنگ ایران و عراق در اوایل دهه ۷۰، گفت: در این دوره، سازمان اسناد ملی ایران تلاش‌هایی را برای شناساندن جایگاه خود به جامعه آغاز کرد. با تصویب بخشنامه‌ای از سوی رئیس‌جمهور وقت، سازمان‌ها موظف شدند اسناد خود را به این نهاد تحویل دهند، که این امر منجر به جمع‌آوری حجم قابل‌توجهی از اسناد مهم و ارزشمند شد.
این عضو هیات علمی همچنین به تلاش‌های سازمان برای ایجاد یک نهاد پژوهشی مستقل اشاره کرد و گفت: در آن زمان، سازمان با انجام مکاتبات گسترده موفق شد در سال ۱۳۷۲ مجوز تأسیس پژوهشکده اسناد را دریافت کند. این پژوهشکده فعالیت‌های خود را به‌سرعت آغاز کرد و از جمله اقدامات اولیه، برگزاری نخستین دوره‌های آموزشی مدیریت اسناد بود.
عزیزی با اشاره به چالش‌های موجود در مسیر رشد پژوهشکده اسناد خاطرنشان کرد: با وجود نیاز آشکار به اصلاح اساسنامه سازمان، تغییرات ساختاری مورد انتظار از سوی مسئولین محقق نشد. با این حال، تلاش‌هایی برای تقویت درونی سازمان و پژوهشکده صورت گرفت که تا حدی توانست برخی از کمبودها را جبران کند.
وی در پایان افزود: در طول سال‌ها و با حمایت‌های مستمر مسئولین ارشد سازمان و تأسیس بخش‌های جدید، پژوهشکده اسناد به نهاد مستقلی و تأثیرگذاری در زمینه تاریخ و اسناد تبدیل شد و به یکی از ارکان اساسی سازمان اسناد ملی ایران بدل گشت.
لزوم بازنگری جایگاه پژوهشکده اسناد و اصلاح رویکردهای پژوهشی
علی کالیراد، عضو هیئت علمی دانشگاه تهران، در سخنرانی خود در این نشست به چالش‌ها و ضرورت‌های بهبود مفاهیم و ارتباطات درون‌سازمانی پژوهشکده اسناد اشاره کرد و بر لزوم شناخت دقیق‌تر و جامع‌تر جایگاه این پژوهشکده تأکید نمود.
کالیراد با اشاره به تلاش‌های پژوهشکده در سال‌های گذشته، به لزوم شناخت بیشتر از جایگاه این نهاد تأکید کرد و افزود: یکی از مشکلاتی که در طول حضورم در این مجموعه شاهد آن بودم، عدم شناخت جامع و دقیق از تاریخچه و فعالیت‌های پژوهشکده اسناد بود. این موضوع موجب می‌شد که در برخی مواقع نتوانیم به یک مفاهمه و توافق مناسب دست یابیم.
وی در ادامه با تأکید بر اهمیت همکاری و هم‌افزایی بین اعضای هیئت علمی و کارشناسان سازمان در تنظیم رویکردهای کلان پژوهشکده، گفت: نکته دیگری که برای من حائز اهمیت است این است که در بحث‌هایی که درباره اساسنامه پژوهشکده و جایگاه آن در سازمان صورت گرفته، بیشتر بر موضوعات کلی پرداخته شده و در مواردی از مباحث تخصصی غفلت شده است.
این عضو هیئت علمی در ادامه به تجربیات خود در تدوین پروژه‌هایی مانند «دانشنامه» اشاره کرد و گفت: در محیط‌های پژوهشی، پروژه‌هایی مانند تدوین دانشنامه می‌توانند به پویایی مجموعه کمک کنند. اما در پژوهشکده اسناد، به دلیل برخی ابهامات، متأسفانه این پروژه‌ها به سرانجام نرسیدند. بنابراین، ضروری است که به این مسائل با دقت بیشتری پرداخته شود تا فعالیت‌های پژوهشی و پروژه‌ها در شرایط مناسب پیگیری و پیشرفت کنند.
کالیراد، در پایان سخنان خود به لزوم اصلاح رویکردها و بهبود مفاهیم در سازمان اشاره کرده و اظهار داشت: من امیدوارم با توجه به تجربیات و نظرات کارشناسان و اعضای هیئت علمی، در آینده پژوهشکده اسناد به جایگاه واقعی خود دست یابد و از مشکلات گذشته عبور کند. برای این منظور، ضروری است که مفاهیم جدیدی از کار پژوهشی و همکاری‌های درون‌سازمانی پایه‌گذاری کنیم.
طرح‌های پژوهشی باید همسو با مأموریت‌های آرشیوی پژوهشکده تعریف شوند
شهرام یوسفی‌فر، عضو هیئت علمی دانشگاه تهران و عضو شورای پژوهشکده اسناد، در سخنان خود به مشکلات ساختاری پژوهشکده و تناقضات موجود در شرح وظایف گروه‌های پژوهشی اشاره کرد. وی با تأکید بر ضرورت بازتعریف مأموریت‌های پژوهشکده گفت: وظایفی همچون استانداردسازی کلیدواژه‌ها، اصطلاح‌نامه‌ها، شماره‌گذاری و نمایه‌سازی اسناد باید در چارچوب وظایف معاونت پژوهشکده تعریف شود و نه در حوزه فعالیت‌های گروه تحقیقات آرشیوی. همچنین برخی امور مانند بهینه‌سازی وب‌سایت و بانک‌های اطلاعاتی به اشتباه به این گروه محول شده‌اند؛ درحالی‌که این وظایف باید در حیطه معاونت‌های دیگر یا نهادهای بالادستی قرار گیرند.
یوسفی‌فر با انتقاد از عدم توازن در تقسیم وظایف گروه‌های پژوهشی ادامه داد: گروه تحقیقات آرشیوی به‌قدری گسترده و پرمسئولیت شده است که برخی از وظایف دیگر گروه‌ها را نیز بر عهده گرفته است. در حالی که گروه مطالعات و تحقیقات حفظ و نگهداری اسناد نه تنها فاقد شرح وظایف مشخص است، بلکه فعالیت‌های عملیاتی ملموس و موثری نیز ندارد. این عدم توازن در تقسیم مسئولیت‌ها موجب ناهماهنگی و بلااستفاده ماندن برخی از فعالیت‌ها شده است.
این عضو هیات علمی در بخش دیگری از سخنان خود، وضعیت طرح‌های پژوهشی پژوهشکده را مورد بررسی قرار داد و اظهار داشت: از مجموع ۱۰ طرح پژوهشی منتشرشده، تنها یک طرح مرتبط با مأموریت آرشیوی پژوهشکده است. سایر طرح‌ها عمدتاً پژوهش‌های عمومی و غیرآرشیوی هستند و بیشتر قابلیت تبدیل به پایان‌نامه‌های دانشگاهی را دارند. این موضوع نشان می‌دهد که طرح‌های پژوهشی فاقد جهت‌گیری و هماهنگی لازم با مأموریت‌های اصلی پژوهشکده بوده و تمرکز آن باید بر تولید دانش آرشیوی و حل مشکلات سازمان اسناد ملی ایران باشد.
یوسفی فر در ادامه با اشاره به مأموریت حاکمیتی پژوهشکده اسناد گفت: پژوهشکده اسناد به‌عنوان نهاد حاکمیتی موظف است در حوزه تولید دانش آرشیوی و حل مشکلات سازمان اسناد ملی ایران فعالیت کند. این سازمان در موضوعاتی نظیر ارزشیابی اسناد، فرآیندهای پیش‌آرشیوی، تنظیم و توصیف، مرمت و ارائه خدمات آرشیوی هیچ نهاد مشابهی ندارد و دانشگاه‌ها یا پژوهشکده‌های دیگر قادر به رفع این مسائل تخصصی نیستند.
وی با تأکید بر تولید دانش تخصصی کاربردی افزود: پژوهشکده اسناد باید از مطالعات تاریخی صرف عبور کرده و به موضوعات کاربردی همچون فرآیندهای اداری تولید سند، اتوماسیون‌های اداری و ارزشیابی مدارک بپردازد. همچنین، پژوهشکده می‌تواند با راه‌اندازی رشته‌های تخصصی مانند "آرشیو اسناد الکترونیک"، "ارزشیابی مدارک" و "خدمات آرشیوی" در حوزه آموزش نیروی متخصص پیشگام باشد. این اقدام علاوه بر تربیت نیروی متخصص، ظرفیت‌های علمی پژوهشکده را در سطح ملی ارتقاء می‌بخشد.
یوسفی‌فر در پایان به ضرورت بازنگری در اساسنامه پژوهشکده تاکید کرد و اظهار داشت: ازطراحی اساسنامه پژوهشکده باید به‌گونه‌ای صورت گیرد که هم‌راستا با ضوابط وزارت علوم باشد و در عین حال ارتباط مؤثر خود را با سازمان اسناد ملی حفظ کند. پژوهشکده باید به نهادی تبدیل شود که عدم حضور آن در سازمان احساس شود. برای رسیدن به این هدف، طرح‌های پژوهشی باید با هدف حل مسائل واقعی سازمان طراحی شده و خروجی‌ها به‌طور عملی و مدیریتی قابل‌استفاده باشند.
این نشست با طرح پرسش‌هایی از سوی حاضرین و دریافت پاسخ‌های تخصصی از سوی سخنرانان به پایان رسید.
