از متخصص اسناد بپرسيد
صفحه هاي مرتبط
 
پربازديدهاي امروز
 
 
نشانگرهاي كيفي محيط اداري

به‌منظور ارائه اطلاعات كافي براي پشتيباني از كميته فني 171 ايزو، برنامه‌هاي كاربردي مديريت اسناد، نشانگرهاي كيفي زير محيط‌هاي اداري مختلف را توصيف مي‌كنند. مديريت محتواي سازماني و مديريت اسناد الكترونيكي روبه‌رشدترين حيطه فناوري اطلاعات در سال‌هاي اخير بوده است. هنوز هم سازمان‌ها، محتواي توليدشده خود را فاقد نظم و سازماندهي لازم مي‌دانند. با توجه به وضعيت قتصادي كنوني، نياز است تا سازمان‌ها بهره‌وري و كارآيي كاركنان خود را به حداكثر رسانده، اشتراك اطلاعات و دانش را بهبود بخشيده و هزينه‌هاي ثابت را كاهش دهند. با اجرا و به كارگيري سامانه‌هاي مديريت مدارك يا مديريت محتواي محتواي سازماني، سطح اطمينان از صحت، دسترس‌پذيري و قابليت اعتماد اطلاعات سازماني، افزايش مي‌يابد. تنها مورد استثنايي، نامه‌هاي الكترونيكي هستند كه با در نظر داشتن اين واقعيت كه سازمان‌ها خط‌مشي مشخصي در قابل آن‌ها اتخاذ نكرده، يا همه نامه‌هاي الكترونيكي را حذف نموده و يا همه آن‌ها را ذخيره مي‌كنند، همچنان نامنظم و سازماندهي‌نشده باقي مانده‌اند.

در چند دهه گذشته، صنايع بر آنچه «سامانه‌هاي اسنادي» خوانده مي‌شود متمركز شده‌اند كه در اين سامانه‌ها نظارت، امنيت و خود مدارك، كليد مديريت اطلاعات بوده و همچنين اين سامانه‌ها مبتني بر تبادل داده‌ها مي‌باشند. اين صنايع در دوره تغيير از «سامانه‌هاي اسنادي» به «سامانه‌هاي شغلي» هستند كه در اين نوع سامانه‌ها همكاري و مشاركت تنها راه حصول موفقيت براي سازمان‌ها در نظر گرفته مي‌شود. سازمان‌ها بر كاربران متمركز شده و به جاي تبادل بر تعامل تكيه دارند. موضوع امنيت همچنان حائز اهميت است اما در اينجا حريم شخصي و حفاظت از حريم خصوصي افراد مهم‌تر و ضروري‌تر مي‌باشد. سال‌هاست كه سازمان‌ها از متون و عكس‌ها براي انجام تبادلات اداري استفاده مي‌كنند. با معرفي مفهوم جديد مديريت شغلي، به مكالمه و تبادل‌نظر با مشتريان خود روي آورده‌اند. اين گفتمان‌ها نوع جديدي از مدارك در نظر گرفته شده و نياز است مديريت شده و خط‌مشي‌هاي مناسبي براي ساماندهي آن‌ها مورد استفاده قرار گيرند. در حقيقت، مفهوم توليد مدارك از يك مفهوم صنفي به مفهومي عمومي‌تر تبديل شده است كه در اين حالت براي توليد مدارك از خرد جمعي استفاده مي‌شود.

صنعت مديريت مدارك راه‌حل‌هاي مديريت اطلاعات را براي كمك به كاربران در شرايط زير ارائه مي‌دهد:

  • ضمانت پيوستگي اداري 365×7×24
  • ايجاد همكاري و تعامل بين كاركنان، شركاي اداري و مشتريان
  • اطمينان يافتن از سازگاري قانوني
  • كاهش هزينه‌ها از طريق استانداردسازي و همسان‌سازي مراحل اداري.

علي‌رغم ركودهاي جاري، بازار تجاري نرم‌افزارهاي مديريت مدارك و محتوا همچنان روبه‌رشد و افزايش است. وجود اين حقيقت كه اكثر اطلاعات موجود در سازمان‌ها، ساختارنيافته استن در كنار اجبار فزاينده براي مديريت محتواي ساختارنيافته، فرصتي براي ارائه راه‌حل‌هايي در اين زمينه را مهيا نموده است.

امنيت، هزينه‌هاي كلي و هزينه‌هاي اجرايي جزء عوامل كليدي هستند كه بازارهاي تجاري را تحت تاثير قرار مي‌دهند. كاهش هزينه‌هاي اجرايي، ضروري مي‌باشد.

علاقه روزافزوني به استفاده و پذيرش امضاي رقمي و قالب‌هاي الكترونيكي وجود دارد. مهم‌ترين موضوعات مرتبط عبارتند از:

  • استفاده از مايكروسافت شرپوينت
  • اشتراك داشن و مديريت آن با استفاده از فناوري‌هاي اجتماعي
  • استفاده از SAP (با استفاده از سامانه مديريت مدارك يا با استفاده از راه‌حل‌هاي تركيبي)
  • افزايش علاقه به منابع آزاد يا رايانش‌هاي ابري
  • استفاده از ابزارهاي قابل محل (تلفن‌هاي هوشمند، تبلت‌ها و غيره) و نياز به نظارت و اطمينان يافتن از حفظ اطلاعات سازماني.

كاربران بر سهولت استفاده از اين فناوري‌ها تاكيد دارند. همچنين اين كاربران بر پذيرش گسترده اين فناوري‌ها، كه امكان استفاده از محصولات مشابه در حوزه‌هاي مختلف را فراهم مي‌آورد، تاكيد دارند. كاربران نهايي فناوري‌هاي مورد استفاده در خانه‌هاي خود را در محيط‌هاي كاري خود هم بكار مي‌گيرند. براي مثال، استفاده از تبلت‌هاي الكترونيكي با كثرت استفاده از سايت‌هاي مشترك مانند google Docs، Microsoft Office Live و غيره، افزايش يافته است. سازمان‌ها با استفاده از استانداردها و گزارش‌هاي فني كميته 171 مي‌توانند مدارك و اطلاعات خود را به‌خوبي مديريت كنند. در فرانسه، اصلاح‌كنندگان نرم‌افزارها و ارائه‌دهندگان خدمات رشد متوسط سالانه 20 درصدي را براي بازارهاي تجاري، اعم از سامانه‌هاي مديريت مدارك الكترونيكي و تصويربرداري را پيش‌بيني مي‌كنند (لازم به ذكر است كه بازار تجاري فرانسه نسبتاً كوچك و محدود مي‌باشد).