از متخصص اسناد بپرسيد
صفحه هاي مرتبط
 
پربازديدهاي امروز
 
 
توصيف محيط كاري كميته فني 171 ايزو

نيروهاي سياسي، اقتصادي، فني، نظام‌ها، قوانين و موضوعات اجتماعي زير محيط اداري بخش صنعتي، محصولات، مواد، اصول يا نمونه‌هاي مرتبط با گستره كميته فني 171 ايزو را توصيف نموده و اين عوامل به‌شدت چگونگي مراحل مرتبط با تدوين استانداردها و محتواي استانداردهاي حاصل‌شده را تحت تاثير قرار مي‌دهد:

با افزايش استناد به اطلاعات براي انجام كارهاي اداري در دوره جهاني، نياز به اداره، ذخيره و انتقال مدارك نقش مهمي را ايفا مي‌كند. هر برنامه كاربردي يا فناوري جديد نياز به استانداردهايي براي ساماندهي كردن روش‌ها در آينده را افزايش مي‌دهند. بازار فناوري اطلاعات معرفي‌شده توسط كميته فني ايزو، بخشي از بازار جهاني براي پوشش‌ دادن فناوري‌ها و فناوري‌هاي نوين زير است:

مديريت محتواي سازماني

مديريت محتواي سازماني (ECM) به‌عنوان ابزارها و فناوري‌هاي مورد استفاده براي ثبت، مديريت، ذخيره، حفظ و نگهداري و ارائه محتوا و مدارك مرتبط با مراحل سازماني، تعريف مي‌شود. ابزارها و فناوري‌هاي مديريت محتواي سازماني، در صورت وجود اطلاعات ساختار‌نيافته سازماني، اين دسته از اطلاعات را مديريت مي‌كنند.

- برنامه‌هاي كاربردي مديريت محتواي سازماني به ساماندهي محصولات مدارك، مديريت دسترسي و توزيع دفاتر مختلف در شبكه و پيش‌بيني جريان مدارك در سطح سازمان، كمك مي‌كند.

- سامانه تصويربرداري مدارك، اطلاعات مبتني بر كاغذ يا فيلم را به فايل‌هاي تصويري رقمي تبديل مي‌كند.

- سامانه‌هاي ميكروگرافي براي ثبت، ذخيره و نمايش اطلاعات الكترونيكي يا كاغذي در قالب ميكروفيلم و براي حفظ و نگهداري بلند‌مدت مورد استفاده قرار مي‌گيرند.

- سامانه گردش‌كاري براي گردش هدفمند و قاعده‌مند فقره‌هاي و فعاليت‌هاي كاري از طريق مراحل ساختاريافته يا ساختارنيافته، ارائه گرديده است.

- استاندارد اصطلاحات و واژه‌ها روشي را معرفي مي‌كند كه درك مشترك از عبارت‌هاي موردنياز براي بحث‌هاي مفيد بين كاربران و مديران را امكان‌پذير مي‌سازد.

- كيفيت از خوانا بودن و در دسترس‌پذير بودن اطلاعات در آينده اطمينان حاصل مي‌كند.

- خروجي رايانه براي لوح‌هاي ليزري (COLD) يا COLD/ERM به معناي ذخيره داده‌هاي الكترونيكي (معمولاً داده‌هاي مربوط به حساب‌ها يا مشتريان) از برنامه‌هاي كاربردي قانوني بر روي لوح‌هاي نوري، مي‌باشد.

بازار تجاري عمومي شامل اجرا و به كارگيري و/ يا پذيرش فناوري‌هاي متاثر از استانداردهاي توليدشده توسط كميته فني 171ايزو   و كشوهاي عضو آن مي‌باشد. موارد زير تصوير كلي پذيرش فناوري‌هاي موردنظر در كشورهاي مختلف را ارائه مي‌دهد.


ابتداي صفحه

مديريت مدارك الكترونيكي

در كشورهاي مختلف از مديريت مدارك الكترونيكي (EDM)استفاده شده است. براي نمونه در استراليا اين فناوري به شكل پيام تجاري رو‌به‌رشد اما مغشوش آيين‌نامه‌هاي نگهداري پيشينه‌ها و سازگاري با ملزومات ذخيره در نظر گرفته مي‌شود. در دفاتر دولتي و غيردولتي، پروژه‌هاي عمومي، خدمات بيمه و خدمات مالي، ارتباطي، بهداشتي و ديگر صنايع و سازمان موردنياز براي بازيابي اسناد از اين فناوري استفاده مي‌كنند. در انگلستان و آمريكا به‌عنوان روشي براي افزايش اطمينان به تماميت و قابليت بازيابي اطلاعات الكترونيكي مورد پذيرش قرار گرفته است. 72% از سازمان‌هاي بزرگ، 3 يا بيش از 3 سامانه EDM/EDM/ERM دارند.

ابتداي صفحه

تصويربرداري رقمي

هر چند در برخي كشورها مانند استراليا استفاده از اين فناوري با معرفي ابزارهاي مديريت الكترونيكي كاهش يافته است. به همين ترتيب، رقمي‌سازي موضوعي مهم و اساسي در نظر گرفته مي‌شود، اما در كشورهاي ديگر همچون ژاپن دفاتر دولتي و غيردولتي، پروژه‌هاي عمومي، خدمات بيمه و خدمات مالي، ارتباطي، بهداشتي و ديگر صنايع و سازمان مورد نياز براي بازيابي اسناد از اين فناوري استفاده مي‌كنند. البته ذكر اين دو نكته ضروري است كه اولاً در مطالعات بازارهاي تجاري، تصويربرداري به‌تنهايي بررسي نمي‌شود بلكه به‌عنوان بخشي از EDM يا ECM در نظر گرفته مي‌شود و دوماً به نظر مي‌رسد كه تصويربرداري رقمي همراه با مرحله مديريت مدارك ورودي مانند تبديل نامه‌هاي كاغذي از طريق OCR، ICR و ADR صورت پذيرد.

ابتداي صفحه

ميكروگرافي

در حاليكه ممكن است ميكروگرافي به‌عنوان روشي براي ثبت مدارك به‌منظور دسترسي بلندمدت به آن‌ها از رده خارج شده باشد، امروزه در برخي كشورها پويشگرهاي (اسكنرهاي) رقمي به‌طور فزاينده براي ثبت اطلاعات به كار گرفته مي‌شوند. البته ريزفيلم‌هاي آرشيوي با كيفيت كه با رايانه‌ها توليد شده‌اند هنوز هم به‌عنوان يكي از رسانه‌هاي ذخيره در حوزه آرشيو براي حفظ و نگهداري بلندمدت مورد استفاده قرار مي‌گيرند. ذكر اين نكته ضروري است كه در برخي كشورها مانند استراليا تاكيد بيشتري براي تبديل ريزفيلم‌ها به قالب‌هاي رقمي وجود دارد، اما با معرفي روش‌هاي تصويربرداري رقمي، استفاده از ريزفيلم‌ها به‌شدت رو به كاهش است اما هنوز هم ميكروفيلم‌ها به‌عنوان يكي از رسانه‌هاي ذخيره آرشيوي در نظر گرفته مي‌شوند.

ابتداي صفحه

مديريت مراحل اداري/ گردش‌كاري

مديريت مراحل اداري و گردش‌كاري به‌عنوان بخشي از ECM در نظر گرفته مي‌شود. در برخي كشورها مانند استراليا و اسلواكي هنوز سازمان‌هاي بزرگ با مراحل كاري گسترده (مانند بانك‌ها) از اين فناوري استفاده مي‌كنند اما هنوز هم پيچيدگي‌هاي تعاريف و مراحل اداري به‌عنوان مهم‌ترين چالش در نظر گرفته مي‌شوند.

ابتداي صفحه

سازمان اطلاعات (فراداده‌ها، طبقه‌بندي‌ها، هستي‌شناسي، مردم‌شناسي)

نياز به فراداده‌ها و طبقه‌بندي‌ها حائز اهميت فراوان بوده و حيطه‌اي است كه پاسخ‌دهندگان به مطالعات و ارزيابي‌هاي AIIM پروژه‌هاي خود را در آن معرفي مي‌كنند. طبقه‌بندي، فراداده و دسته‌بندي‌ها در برخي سامانه‌هاي مديريت اسناد به‌كارگرفته مي‌شود. مديريت حقوق اطلاعاتي (IRM) عبارتي است كه براي فناوري‌هايي كه از مدارك حساس در مقابل دسترسي‌هاي غيرقانوني محافظت مي‌كنند مورد استفاده قرار مي‌گيرند. به‌نظر مي‌رسد عوامل مختلفي بر توسعه بازارهاي تجاري تحت پوشش كميته فني 171 تاثير داشته باشند:

  •  كاهش هزينه‌ها و بهينه ساختن مراحل
  •  مطابقت با آيين‌نامه‌ها مطابقت با استانداردها
  •  استفاده از امضاي الكترونيكي
  •  موضوعات امنيتي
  •  كارآمدي اداري تبديل به وضعيت ديجيتالي (بدون كاغذ)
  •  نيرومندي و قابليت استناد اطلاعات اداري 
  • استفاده بيشتر از اينترنت يا راه‌حل‌هاي موجود براي كارهاي مشترك و ارتباطات مخابراتي
  •  استفاده فزاينده از ابزارهاي دستي (فناوري‌هاي سيار) براي انجام كارهاي اداري
  •  ادغام بازارهاي تجاري
  •  استفاده از تلاش‌هاي جهاني دولت الكترونيكي
  •  معرفي سامانه‌هاي شغلي
  •  پالايش نامه‌هاي الكترونيكي و پيام‌هاي پيوسته و نياز به مديريت آن‌‌ها؛ 

ابتداي صفحه

موضوعات/ عوامل طراح و توليدكننده


    • ادغام طراحان و توليدكنندگان براي معرفي محصولات جهاني باعث ايجاد فشار بيشتر بر بازارهاي منطقه‌اي مي‌شود كه اين موضوع مي‌تواند اين طراحان و توليدكنندگان را ملزم به رعايت الزامات موردنظر براي تطبيق با ملزومات قانوني كند؛
    • مقررات و آيين‌نامه‌ها و امكان سازگاري و مطابقت با استانداردهاي مرتبط موجود، به‌منظور دست‌يابي به امنيت قانوني كه سامانه براي آن طراحي شده است؛
    • سامانه‌هاي مورد اعتماد موضوعي كليدي در زمينه بررسي برتري‌هاي طراحان و توليدكنندگان مي‌باشد؛
    • سامانه باز و كنش‌پذيري؛
    • حساسيت مالي؛
    • نقش محيط؛
    • سازگاري و مطابقت با برخي استانداردها (مانند US DOD 5015.2) و استاندارد مورك براي مديريت اسناد
    • حفظ و نگهداري بلندمدت پيشينه‌هاي جمع‌آوري‌شده.


ابتداي صفحه

موضوعات/ عوامل مرتبط با كاربر نهايي و تاثيرگذار بر بازارهاي تجاري

  • افزايش اشتراك اطلاعات
  • كاهش زمان پردازش
  • افزايش كارآمدي داده‌ها
  • پاسخگويي به نيازها و درخواست‌هاي كاربران
  • سهولت استفاده
  • ادغام با سامانه‌هاي موجود (مخصوصاً با ERP و Sharepoint)
  • كاهش هزينه انجام كارهاي اداري
  • سهولت دسترسي به اطلاعات
  • مطابقت با ملزومات قانوني
  • سازگاري با فناوري‌هاي قديمي‌تر
  • آيين‌نامه‌هاي قانوني
  • رسانه‌هاي جمعي تاثيرگذار بر بازارهاي تجاري
در سال 2011، بازار تجاري فرانسه براي مديريت محتوا و مدارك تقريباً 1.1 بيليون يورو با افزايش ساليانه 8% تخمين زده شد. استفاده از مدارك كاغذي آسان‌تر و مطمئن‌تر از مدارك الكترونيكي مي‌باشد. به كارگيري امضاي الكترونيكي براي اعتباربخشي به مدارك الكترونيكي يكي از عوامل كليدي براي استفاده از مدارك الكترونيكي مي‌باشد. كسب‌و‌كار اجتماعي در دوره شكوفايي خود قرار دارد و اين بدان معناست كه محتواي بيشتري توليد شده و در وبلاگ‌ها و ويكي‌ها شخصي بكارگرفته مي‌شود. اين يكي ديگر از موضوعات بالقوه براي استاندارسازي يا اصلاح استانداردهاي موجود براي پاسخگويي به نياز مديريت تجارت اجتماعي و دانش است.


ابتداي صفحه

مديريت مدارك الكترونيكي

در كشورهاي مختلف از مديريت مدارك الكترونيكي (EDM)استفاده شده است. براي نمونه در استراليا اين فناوري به شكل پيام تجاري رو‌به‌رشد اما مغشوش آيين‌نامه‌هاي نگهداري پيشينه‌ها و سازگاري با ملزومات ذخيره در نظر گرفته مي‌شود. در دفاتر دولتي و غيردولتي، پروژه‌هاي عمومي، خدمات بيمه و خدمات مالي، ارتباطي، بهداشتي و ديگر صنايع و سازمان موردنياز براي بازيابي اسناد از اين فناوري استفاده مي‌كنند. در انگلستان و آمريكا به‌عنوان روشي براي افزايش اطمينان به تماميت و قابليت بازيابي اطلاعات الكترونيكي مورد پذيرش قرار گرفته است. 72% از سازمان‌هاي بزرگ، 3 يا بيش از 3 سامانه EDM/EDM/ERM دارند.

ابتداي صفحه

خروجي رايانه براي لوح‌هاي ليزري COLD

در بسياري از كشورها همچون استراليا اين فناوري جاي خود را به ذخيره رقمي داده است. اما در برخي كشورهاي ديگر مانند آفريقاي جنوبي اين فناوري براي در بر داشتن بخش عظيمي از پيشنهادهاي ارائه‌دهندگان خدمات خارج از سازمان مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما در درون سازمان‌ها، به كارگيري اين روش كاهش يافته است.

ابتداي صفحه